Ohje tutkijalle tietoluvan hakemiseen eri rekisterinpitäjiltä - hajautettu malli
1.5.2026 voimaan tullut toisiolain muutos mahdollistaa tietoluvan hakemisen suoraan kultakin rekisterinpitäjiltä tietyissä tilanteissa, kun tutkimuksessa hyödynnetään kahden tai useamman eri rekisterinpitäjän dataa. Hyödynnä ennen hakemuksen jättämistä Findatan hakemusapuria.
Lisätietoja oikean luvaviranomaisen valintaan Pirhan sisäiset tutkijat saavat oman toimialueensa tutkimuskoordinaattorilta ja Pirhan ulkopuoliset tutkijat osoitteesta rekisteritutkimus@pirha.fi.
Ennen hakemusten tekemistä
- suosittelemme tekemään esiselvityspyynnön rekisterinpitäjille datan saatavuuden varmistamiseksi ja kustannusarviota varten
- päätä, miltä rekisterinpitäjiltä tietoja tarvitaan
- listaa, ketkä kuuluvat tutkimusryhmään ja tarvitsevat pääsyn aineistoon
- selvitä ja päätä, missä käyttöympäristössä aineistoa käsitellään.
Tee hakemukset mahdollisimman samanaikaisesti
Jos tutkimuksessa tarvitaan tietoja usealta rekisterinpitäjältä, tietolupahakemukset on suositeltavaa jättää mahdollisimman samanaikaisesti. Samanaikainen hakeminen helpottaa hakemusten käsittelyä ja vähentää myös riskiä, että yhden hakemuksen myöhemmin muuttuneet tiedot poikkeavat muiden rekisterinpitäjien hakemuksista, jolloin nämä kaikki täytyy päivittää.
Huolehdi hakemusten yhdenmukaisuudesta
Kun samaa tutkimusta koskevia tietolupahakemuksia tehdään usealle rekisterinpitäjälle, hakemusten tietojen tulee olla keskenään yhdenmukaiset.
Huolehdi erityisesti siitä, että
- tutkimuksen nimi on sama kaikissa hakemuksissa
- tutkimuksen vastuuhenkilöt ovat samat
- tutkimusryhmän kokoonpano ja roolit ovat samat
- tutkimuksen tarkoitus ja tavoite on kuvattu yhdenmukaisesti
- tutkimussuunnitelma on sama versio kaikissa hakemuksissa ja tarvittava aineisto on kuvattu samalla tavalla
- valittu käyttöympäristö on yhdenmukaisesti kirjattu
- hakemuksessa on yhtenäisesti kuvattu tieto siitä, yhdistetäänkö pyydettyä dataa muiden rekisterinpitäjien aineistoon
- yhtenäinen kuvaus siitä, onko muiden rekisterinpitäjien lupaprosessi jo vireillä. Mahdolliset jo myönnetyt päätökset on hyvä lisätä tutkimuslupahakemuksen liitteeksi
- tietojen käsittely- ja säilytysajat ovat yhdenmukaiset
- hakemusten liitteet ovat samat ja niiden versiotiedot ovat ajan tasalla
- poiminnan vaiheistus: missä järjestyksessä eri rekisterinpitäjien aineistot poimitaan.
Rekisterinpitäjäkohtaiset erot
Vaikka hakemusten tulee muodostaa yhtenäinen kokonaisuus, rekisterinpitäjillä voi olla erilaisia hakemusmenettelyjä, lomakkeita ja vaatimuksia. Myös tietoluvasta ja tietojen poiminnasta sekä käyttöympäristön käytöstä saatetaan periä maksuja.
Jos hakemukseen tulee muutoksia
Jos tietolupahakemuksen jättämisen jälkeen tutkimussuunnitelmaan, tutkimusryhmään, poimittaviin tietoihin tai muihin tutkimuksen kannalta olennaisiin tietoihin tulee muutoksia, täytyy muutoshakemus tehdä kaikkiin myönnettyihin tietolupiin yhtäaikaisesti.
Lisätietoja:
Pirha
Pirhan sisäiset tutkijat: Tutkimuskoordinaattorit - pirha.fi
Ulkoiset tutkijat: rekisteritutkimus@pirha.fi
HUS
tutkimusneuvonta@hus.fi
tietopalvelu@hus.fi
Varha
tuure@varha.fi
tutkimuksentietopalvelut@varha.fi
PSHVA
tiedepalvelukeskus@pshyvinvointialue.fi
raportointi@pshyvinvointialue.fi
Päivitetty 15.9.2026