Hankinnan tekeminen Pirhan tutkimuspalveluissa hallinnoitavalla tutkimusrahoituksella

1. Tee ensin käyttösuunnitelma tai sen muutos
2. Hankintaesityksen tekeminen
3. Tee hankintaesitys aina, jos hankinta on yli 1000 euroa tai se on laitehankinta
4. Hankintaesitystä ei tarvitse tehdä alle 1000 euron tai suorahankinnoista
5. Laitteet kirjataan tutkijan vastuualueelle


1. Tee ensin käyttösuunnitelma tai sen muutos

Rahoituksen käyttösuunnitelma tai käyttösuunnitelman muutos tehdään aina

  • Valtion tutkimusrahoituksesta (VTR)
  • Tays tukisäätiön rahoituksesta ja
  • OOO-hankkeiden rahoituksista (toimialueille toimitetaan erillinen ohje).

Säätiöiden rahoituksista tehdään käyttösuunnitelma, jos säätiö tms. sitä edellyttää.

2. Hankintaesityksen tekeminen

Hankintaesityksen tekee projektipäällikkö tai hänen valtuuttamansa henkilö ennen hankintaa. Esitys tehdään hankintaesityslomakkeella. Hankintaesitys lähetetään Pirhan tutkimuspalveluihin, jossa se tarkastuksen jälkeen hyväksytetään kyseisen kustannuspaikan hyväksyjällä. Hyväksyjä hyväksyy tutkimuspalveluissa hallinnoitavana olevan rahoituksen käytön.

Hankintaesitykseen tulee laittaa tarkat tiedot tai tarjous hankittavasta laitteesta.

a) Jos haluat hankkia laitteita, kuten pakastin, jääkaappi tai tutkimuslaitteita

  • Tarjouksen/kilpailutuksen voi pyytää Tuomi Logistiikalta (asiakaspalvelu@tuomi.fi)
  • Mikäli laitteen hinta on yli 15 000 euroa, pyydetään siitä vähintään 3 tarjousta.
  • Yli 15 000 euron hankinnasta tehdään tutkimuspalveluissa viranhaltijapäätös.

b) Jos haluat hankkia esim. kannettavan, iPadin tai muun tietoteknisen laitteen/tarvikkeen

  • Kannettavien, iPadien ja muiden tietoteknisten laitteiden tai tarvikkeiden hankinnat tekee Istekki, tämä perustuu Pirkanmaan hyvinvointialueen ja Istekin väliseen perustietotekniikan hankintasopimukseen. Hankinnassa käytetään sopimustoimittajia.
  • Tietoa tuotteista löydät parhaiten sopimustoimittaja Dustinilta osoitteesta https://www.dustinhome.fi/, sitä kautta voit selvittää, millaisen laitteen haluat
  • Kun laite on selvillä, hintatiedon voi hankintaesitystä varten pyytää etukäteen Istekiltä (M304pshp@istekki.fi)
    • Varsinkin kannettavat suositellaan valitsemaan yrityspuolen kautta, kuulokkeet, hiiret yms. voivat olla mitä vaan mallia.
    • Laita viestiin, että olet hankkimassa laitetta tutkimusrahoituksella ja hankintaesitys tulee myöhemmin tutkimuspalveluista.
    • Vakioimatonta laitetta hankittaessa on hyvä huomioida, että asennukset sekä häiriö- ja vikatilanteet ovat erillislaskutettavaa työtä.
  • Jos tutkija laittaa hankintaesitykseen muualta olevan kannettavan, katsotaan sama tai vastaava laite ja saatavuus sopimustoimittajalta. Mikä laite vaihtuu, sen hankkimiseen pyydetään hyväksyntä tutkijalta.

  • Liitä hankittavan tuotteen malli- ja hintatieto, linkki tuotteeseen tai tarjous hankintaesityksen mukaan, kun lähetät hankintaesityksen tutkimuspalveluihin. Hankintaesitykseen on tärkeää kirjata tutkijan yhteystiedot (puhelinnumero ja sähköposti) sekä tarkka sisäpostiosoite, minne laite halutaan toimitettavaksi. Hankinta etenee tutkimuspalveluista Istekille ja laite toimitetaan tutkijalle.

  • Liitä hankittavan tuotteen malli- ja hintatieto, linkki tuotteeseen tai tarjous hankintaesityksen mukaan, kun lähetät hankintaesityksen tutkimuspalveluihin. Hankintaesitykseen on tärkeää kirjata tutkijan yhteystiedot (puhelinnumero ja sähköposti) sekä tarkka sisäpostiosoite, minne laite halutaan toimitettavaksi. Hankinta etenee tutkimuspalveluista Istekille ja laite toimitetaan tutkijalle.

  • Koska laite toimitetaan suoraan tutkijalle, pitää tutkijan tarkastaa, että laite on tilauksen mukainen.

  • Tutkijalle toimitetaan laitteen saavuttua koneen PC-numeron sisältävä tarra, joka tulee liimata koneeseen.

c) Jos haluat hankkia puhelimen, ota ensin yhteys Tutkimuspalveluihin ohjeiden saamiseksi

Vaihtoehdot

  • Hyvinvointialueen leasingpuhelin (kuukausimaksu + puhelukulut)
  • Puhelimen hankinta tutkimusrahoituksesta kertamaksulla, liittymä- ja puhelukulut hankkeelle.
  • Lisätiedot: anne.pyydonniemi@pirha.fi

3. Tee hankintaesitys aina, jos hankinta on yli 1000 euroa tai se on laitehankinta

Hankintaesitys tehdään aina, mikäli

  • hankinta ylittää 1000 euroa (alv 0%)
  • kyseessä on laitehankinta (myös ict-laitteet ja tarvikkeet)
  • tai summa on pienempi, mutta tutkija haluaa, että hankinta tehdään tutkimuspalvelujen kautta

Esitys lähetetään tutkijan omasta sähköpostista osoitteeseen

Laitteet ja ict-tarvikkeet, kuten kannettavat ja iPadit sekä pakastimet ja puhelimet tms. hankitaan aina Pirhan tutkimuspalvelujen kautta. Tällöin laitteet tulevat samalla kirjatuiksi EQU-järjestelmään.

Mikäli hankintahinta on 15 000−60 000 euroa, pitää tehdä kilpailutus yhteistyössä Tuomi Logistiikan kanssa. Joissakin rahoituksissa tai hankinnoissa kilpailutus toteutetaan myös alle 1000 euron hankinnoissa. Mikäli hankintahinta on yli 60 000 euroa, Tuomi Logistiikka tekee aina kilpailutuksen ja hankinnan.

4. Hankintaesitystä ei tarvitse tehdä alle 1000 euron tai suorahankinnoista

Hankintaesitystä ei tarvitse tehdä, jos tutkija itse hankkii tai tilaa hankkeelle suorahankintana  alle 1000 euroa maksavia

  • tutkimukseen liittyviä pientarvikkeita
  • Pirhassa ei ole lupa hankkia ulkoisia kovalevyjä. Jos kovalevyn hankkiminen katsotaan täysin välttämättömäksi, tutkija selvittää kirjallisesti käyttötarpeen TEKARIlle (Pirhan tietosuoja-, tietoturva- ja tekninen arkkitehtuuriryhmä), joka käsittelee asian ja kovalevyn saa hankkia vain mahdollisen TEKARIn hyväksyvän lausunnon jälkeen. Potilastietojen tallentaminen kovalevyille on Pirhassa kielletty. 

Tutkijan tulee huomioida rahoituksen riittävyys ja rahoittajan ehdot tehdessään hankintoja itse.

Itse hankituista ja itse maksetuista hankinnoista toimitetaan Pirjo Pääkköselle

  • maksuosoituslomake ja
  • kuitit (pitää olla alkuperäiset) tai kopio tilitapahtumasta sekä
  • dokumentti (esimerkiksi lasku), mitä hankinta on maksanut.

Muut, paitsi alkuperäiset kuitit, voi toimittaa sähköisesti.

Toimittajalta voi pyytää myös laskun, lue Laskutusohje- ja osoitteet tutkimuspalveluissa hallinnoitavien hankkeiden ostolaskuille ja toimi sen mukaan.

5. Laitteet kirjataan tutkijan vastuualueelle

Kaikki tutkimusrahoituksella hankittavat laitteet kirjataan sen vastuualueen laitteiksi, jolla tai jonka kanssa yhteistyössä tutkija toimii. (Tutkimusyksikön vastuuhenkilön päätös § 247/2003). Laitteen omistava kustannuspaikka kirjataan hankintaesitykseen. Laite jää vastuualueen käyttöön tutkimuksen päätyttyä. Mikäli laite jää tarpeettomaksi, se poistetaan vastuualueelta hyvinvointialueen ohjeistamalla menettelyllä. Tutkija ei voi lunastaa tai ostaa laitteita hankkeen päätyttyä.

Lisätiedot:

Käyttösuunnitelmat:

Hankinnat:

Postiosoite
Pirkanmaan hyvinvointialueen tutkimuspalvelut
Arvo Ylpön katu 6
33520 Tampere

Sisäposti
Pirhan tutkimuspalvelut, FM1, 1. krs

Päivitetty 28.11.2024