Pirkanmaan hyvinvointialueen henkilöstöasioiden rekisteri

Rekisterinpitäjä

Pirkanmaan hyvinvointialue
PL 272, 33101 Tampere

Rekisterin vastuuhenkilö

Henkilöstöjohtaja
Pirkanmaan hyvinvointialue

Rekisterin yhteyshenkilö

Taina Niiranen, henkilöstöjohtaja
etunimi.sukunimi@pirha.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilöstöasioiden rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on

• henkilöstön palkka- ja palvelussuhdeasioiden hoito sekä työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttäminen;
• tutkimustoiminnan apurahojen maksatus;
• eläkesäännön mukaisten eläkkeiden maksatuksen hoito, lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttäminen sekä työehtosopimusten toimeenpano;
• henkilöstö- ja palvelussuhdeasioiden, sijaistoiminnan suunnittelu ja hoito sekä työnantajan tehtävien ja velvoitteiden suunnitelmallinen täyttäminen;
• henkilöstön osaamistietojen ylläpito ja johtamisen välineenä toimiminen; sekä
• toiminnan seuranta ja tilastointi.

Henkilöstöasioiden rekisteriin rekisteröidyt henkilöt ovat Pirkanmaan hyvinvointialueen nykyisiä tai entisiä viranhaltijoita, työntekijöitä, toimihenkilöitä, sijaisia, työharjoittelijoita tai opiskelijoita.

Henkilöstöasioiden rekisterissä on palvelussuhteissa olevien lisäksi luottamustoimissa toimivien sekä toimeksiantosopimuksella toimivien tietoja liittyen palkkioiden ja kustannusten maksatukseen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Pirkanmaan hyvinvointialueen lakisääteisen velvoitteen noudattaminen ja sopimuksen täytäntöönpano voimassa oleviin työ- tai sopimussuhteisiin liittyen, jo päättyneisiin työ- tai sopimussuhteisiin liittyen sekä opiskeluihin tai harjoitteluun liittyvien työtehtävien toteuttamiseksi. Joitain henkilötietoja saatamme käsitellä myös henkilöiden suostumuksella.

Henkilötietojen käsittely perustuu mm. seuraaviin säädöksiin:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) ja tietosuojalaki (1050/2018)
• laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
• laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)
• nimikirjalaki (1010/1989)
• laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta (609/1986)
• yhdenvertaisuuslaki (21/2004)
• laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• laki kunnan ja hyvinvointialueen viranhaltijasta (304/2003)
• laki hyvinvointialueesta (611/2021)
• laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994)
• asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä (564/1994)
• laki sosiaalihuollon ammattihenkilöistä (817/2015)
• asetus sosiaalihuollon ammattihenkilöistä (153/2016)
• tartuntatautilaki (1227/2016)
• työsopimuslaki (55/2001)
• työaikalaki (605/1996)
• vuosilomalaki (162/2005)
• työterveyshuoltolaki (1383/2001)
• säteilylaki (859/2018)
• sairausvakuutuslaki (1224/2004)
• hallintolaki (434/2003)
• kuntalaki (410/2015)
• arkistolaki (831/1994) sekä
• muu henkilöstöhallintoa säätelevä erityislainsäädäntö.

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Henkilöstöasioiden rekisteri koostuu asiakirjoista tai teknisistä tallenteista, jotka sisältävät henkilön yksilöimiseksi tarvittavia tietoja kuten nimi, syntymäaika ja sukupuoli, yhteystietoja, koulutushistoriatietoja sekä rekrytointivaiheessa saatuja tietoja aiemmasta työkokemuksesta ja taidoista. Lisäksi henkilöstörekisterissä ylläpidetään palkkaukseen ja palvelussuhteeseen liittyviä tietoja, täydennyskoulutus- ja poissaolotietoja sekä työhyvinvoinnin prosesseihin liittyviä tietoja. Rekisteriin merkitään vain henkilöstöhallinnon hoitamisen kannalta tarpeelliset ja välttämättömät tiedot.

Henkilöstörekisteri on kokonaisuus, joka koostuu seuraavista osarekistereistä:

• henkilön palvelussuhdeasiakirjat
• henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmän tiedot
• työvuorotaulukoiden suunnittelu- ja laskentajärjestelmän tiedot
• lääkäreiden päivystyskorvausten laskentajärjestelmän tiedot
• työajan käytön seurantajärjestelmän tiedot
• sijaisvälitysjärjestelmän tiedot
• käyttäjätunnus- ja käyttöoikeusrekisteri
• työvaateautomaatin tiedot
• henkilöstöhallinnon sähköinen arkisto
• HRM-järjestelmän tiedot (vuosilomat, kehityskeskustelut, osaamisen arviointi, koulutustiedot)
• Web-tallennusjärjestelmän tiedot (työsopimus- ja virkamääräyslomakkeet, poissaololomakkeet)
• rekrytointijärjestelmän tiedot (työpaikkahakemukset)
• matkalaskujärjestelmän tiedot
• raportointijärjestelmän tiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilöstöasioiden rekisterin tiedot saadaan pääsääntöisesti henkilöiltä itseltään rekrytointivaiheessa. Henkilöiden palvelussuhteen aikana henkilörekisteriin kertyy tietoja palvelussuhteen/palvelussuhteiden tiedoista sekä esimerkiksi täydennyskoulutus- ja poissaolotiedoista.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilöstön tietoja luovutetaan säännönmukaisesti vain lakisääteiseen velvoitteeseen tai työnantajavelvoitteen hoitamiseen perustuen.

Henkilötietoja luovutetaan:

• ammattijärjestöille
• eläkevakuutusyhtiöille
• Kansaneläkelaitokselle
• pankeille
• veroviranomaiselle
• kansalliselle tulorekisterille
• puolueille (luottamushenkilöiden tietoja)
• Säteilyturvakeskukselle
• Tilastokeskukselle
• työmarkkinalaitokselle
• työterveyshuoltoon
• työvoimaviranomaisille
• ulosottoviranomaisille
• vakuutusyhtiöille

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja saatetaan kuitenkin siirtää henkilötietojen käsittelijän tietojärjestelmän tukipalveluiden toteuttamiseksi ja rajoitettuja tietoja mahdollisiin henkilöstötutkimuksiin liittyen. Tietojen siirrossa varmistetaan EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisten edellytysten toteutuminen.

Rekisteritietojen säilytys ja suojaus

Sähköiset tiedot säilytetään lakisääteisten velvoitteiden ja Pirkanmaan hyvinvointialueen arkistonmuodostussuunnitelmien mukaisesti henkilöstöhallinnon tietojärjestelmissä, sähköisessä arkistossa sekä suojatulla verkkolevyllä.

Paperiaineisto säilytetään Pirkanmaan hyvinvointialueen arkistonmuodostussuunnitelmien mukaisesti palvelussuhdeyksikön lähiarkistossa ja hyvinvointialueen päätearkistossa.

Rekisteritietojen suojauksen ja tietoturvan toteutus

Pirkanmaan hyvinvointialue on huomioinut lainsäädännön edellyttämät tekniset ja hallinnolliset suojakeinot henkilötietojen suojaamiseksi henkilötietojen tietoturvaloukkauksilta. Tällaisia keinoja ovat muun muassa tietoverkkojen ja -järjestelmien suojaus, tilaturvallisuuden varmistaminen ja kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja tietojärjestelmien käytön valvonta sekä riskienhallinta.

Työnhakijoiden tietoja saavat käsitellä vain rekrytoinnin hoitamiseen osallistuvat työntekijät työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Jokainen henkilötietoja käsittelevä sitoutuu noudattamaan Pirkanmaan hyvinvointialueen tietosuoja- ja tietoturvakäytänteitä, toimintatapoja ja henkilötietojen käsittelyohjeita allekirjoittamalla tietoturvasitoumuksen.

Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia, ja salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Henkilöstöä perehdytetään ja koulutetaan henkilötietojen käsittelyyn säännöllisesti järjestettävissä tietosuoja- ja tietoturvakoulutuksissa.

Tietojen suojauksesta, säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaavaa henkilöstöjohtaja.

Tarkastusoikeus

Henkilöllä on oikeus saada Pirkanmaan hyvinvointialueelta vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja sekä saada tietää, mitä henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään. Henkilöllä on myös oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojen käsittelyn perusteista.

Tiedon korjaaminen

Henkilöllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat virheelliset, vanhentuneet tai muuten puutteelliset henkilötiedot korjataan.