Sosiaaliasiavastaavan asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä

Pirkanmaan hyvinvointialue
PL 272, 33101 Tampere

Rekisterin vastuuhenkilö

Katja Uitus-Mäntylä, palvelupäällikkö
Hallintopalvelut, valvonta- ja asiavastaavatoiminta

Rekisterin yhteyshenkilö

Taija Mehtonen, sosiaali- ja potilasasiavastaava
Puhelin 03 311 611 (vaihde)
etunimi.sukunimi@pirha.fi

Rekisterin varayhteyshenkilö

Sanna Juurakko, sosiaaliasiavastaava
Puhelin 03 311 611 (vaihde)
etunimi.sukunimi@pirha.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on pyydetyn neuvonnan, annetun neuvonnan ja muiden toimenpiteiden sekä muiden sosiaaliasiavastaavan palvelujen antamiseen liittyvien välttämättömien tietojen dokumentointi (laki potilasasiavastaavista ja sosiaaliasiavastaavista 739/2023 9-12 §).

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

• Lakisääteinen velvoite

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Rekisteriin tallennetaan asiakkaan yksilöintitiedoista nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti) sekä asian käsittelemiseksi välttämättömiä sosiaalihuollon asiakkuuteen liittyviä tietoja.

Tarvittaessa rekisteriin tallennetaan yhteydenoton kohteena oleva yksikkö/työntekijä, mahdolliset työntekijöiden antamat selvitykset sekä sosiaaliasiavastaavien toimenpiteet. Työntekijästä tallennetaan nimi ja työtehtävä. Rekisteriin voidaan kerätä henkilötietoja muistakin työntekijöistä, jotka liittyvät asiakkaan yhteydenottoon/selvitettävään asiaan. 

Rekisteriin tallennetaan myös terveyden-/sosiaalihuollon yhteistyökumppaneiden yhteystiedot sekä palvelutuottajien sosiaaliasiavastaavatoimintaa varten antamat tiedot palveluntuottajan oikeusturvamenettelystä (mm. muistutusmenettely ja tietosuoja-asiat). Rekisteriin tallennetaan palveluntuottajien vastuuhenkilöiden nimiä ja yhteystietoja (puhelin, sähköposti) ja tietoa työtehtävistä.

Kaikki asiakasta koskevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Osa Pirkanmaan hyvinvointialuetta/palveluntuottajaa koskevista tiedosta on julkisia, osa salassa pidettäviä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan tiedot saadaan asiakkaalta tai hänen lailliselta edustajaltaan hänen itsensä/edustajansa suostumuksella. Palveluntuottajaan liittyvät tiedot saadaan palveluntuottajan edustajalta ja julkisista tietolähteistä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteristä ei säännönmukaisesti luovuteta tietoja.

Tietoja voidaan kirjallisesta pyynnöstä luovuttaa rekisteröidylle tai asianosaiselle paperitulosteena ja tietoturvallisesti sähköisesti. Palveluntuottajan nimenkirjoitusoikeudellisella henkilöllä tai palveluntuottajan nimeämällä vastuuhenkilöllä on oikeus tarkastaa vain palvelutuottajasta tallennetut tiedot.

Viranomaisille tai yhteisöille, joilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus, tietoja luovutetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella asian vaatimassa muodossa ja laajuudessa.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä.

Rekisteritietojen säilytys ja suojaus

Osa rekisterin sähköisistä tiedoista säilytetään 12 vuotta tietojen tallennuksesta suojatussa rekisteritietojärjestelmässä. Pääosin tiedot käsitellään ja säilytetään 12 vuotta asian käsittelyn päättymisestä Sampaset-järjestelmässä, jonka palvelimet sijaitsevat Suomessa.

Rekisterin käyttö edellyttää käyttöoikeuksien myöntämistä asianosaisille. Rekisterin käyttöoikeus perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus muun muassa tarkastaa hänestä tähän rekisteriin tallennetut tiedot sekä vaatia virheelliset tiedot oikaistavaksi. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen on kuvattu tarkemmin Pirkanmaan hyvinvointialueen verkkosivustolla osoitteessa www.pirha.fi/tietosuoja.