Pirkanmaan hyvinvointialueen rekrytointirekisteri

Rekisterinpitäjä

Pirkanmaan hyvinvointialue
PL 272, 33101 Tampere

Rekisterin vastuuhenkilö

Henkilöstöjohtaja
Pirkanmaan hyvinvointialue

Rekisterin yhteyshenkilö

Taina Niiranen, henkilöstöjohtaja
etunimi.sukunimi@pirha.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekrytointirekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Pirkanmaan hyvinvointialueen rekrytointiprosessin toteuttaminen. Tämä sisältää muun muassa hakemuksen käsittelyn, hakijan arvioimisen rekrytointia varten, yhteydenpidon hakijoihin ja muut hakuprosessiin liittyvät toimet.

Henkilöarviointi voidaan tehdä osana rekrytointia. Sen tarkoituksena on kartoittaa rekrytointiprosessissa pitkälle edenneiden valmiuksia ja vahvuuksia suhteessa täytettävän työtehtävän edellytyksiin. Henkilöarviointeja toteutetaan johdon tai muiden vaativien asiantuntijatehtävien rekrytoinneissa.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on ensisijaisesti henkilön suostumus hakemuksensa käsittelemiseksi ja rekrytointiprosessin toteuttamiseksi. Henkilöiden tulee huomioida, että he ovat velvollisia hankkimaan tarvittavat suostumukset mahdollisten suosittelijoiden henkilötietojen tallentamiseksi ja käsittelemiseksi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Toimintaa ohjaava lainsäädäntö, josta keskeisin on lueteltu tässä:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Työsopimuslaki (55/2001)
• Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
• Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994)
• Laki sosiaalihuollon ammattihenkilöistä (817/2015)
• Laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)
• Laki sähköisistä allekirjoituksista (14/2003)
• Arkistolaki (831/1994)
• Henkilöstöhallintoon liittyvä muu erityislainsäädäntö

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Tyypillisesti saamme suoraan henkilöiltä seuraavia tietoja:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Osoite
• Esittely henkilöstä itsestään, kuten liitteenä henkilöiden lähettämät hakemukset ja ansioluettelot
• Muut henkilöiden toimittamat tiedot, kuten todistusliitteet ja tieto suosittelijoista

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saamme ensisijaisesti henkilöiltä itseltään. Henkilötietoja voidaan kuitenkin kerätä myös rekrytointiprosessiin osallistuvilta rekrytointiyhtiöiltä ja -konsulteilta esimerkiksi henkilöarviointien yhteydessä.

Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa, esimerkiksi julkisesta tietopalvelusta JulkiTerhikistä tai JulkiSuosikista. Henkilöiden suostumuksella tietoja voidaan saada myös muun muassa suosittelijoilta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Emme luovuta tietoja säännönmukaisesti. Saatamme kuitenkin luovuttaa tietoja lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä.

Rekrytoinnissa ja henkilöarvioinnissa Pirkanmaan hyvinvointialue saattaa tarvittaessa käyttää ulkopuolista palveluntarjoajaa. Palveluntarjoaja käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen kyseisen toimeksiannon toteuttamiseksi.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Emme pääsääntöisesti siirrä henkilöstöä koskevia henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja saatetaan kuitenkin siirtää henkilötietojen käsittelijän tietojärjestelmän tukipalveluiden toteuttamiseksi ja siirrossa varmistetaan EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisten edellytysten toteutuminen.

Rekisteritietojen säilytys ja suojaus

Sähköiset tiedot säilytetään lakisääteisten velvoitteiden ja Pirkanmaan hyvinvointialueen arkistonmuodostussuunnitelmien mukaisesti henkilöstöhallinnon tietojärjestelmissä, sähköisessä arkistossa sekä suojatulla verkkolevyllä.

Paperiaineisto säilytetään Pirkanmaan hyvinvointialueen arkistonmuodostussuunnitelmien mukaisesti palvelussuhdeyksikön lähiarkistossa ja hyvinvointialueen päätearkistossa.

Rekisteritietojen suojauksen ja tietoturvan toteutus

Pirkanmaan hyvinvointialue on huomioinut lainsäädännön edellyttämät tekniset ja hallinnolliset suojakeinot henkilötietojen suojaamiseksi henkilötietojen tietoturvaloukkauksilta. Tällaisia keinoja ovat muun muassa tietoverkkojen ja -järjestelmien suojaus, tilaturvallisuuden varmistaminen ja kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja tietojärjestelmien käytön valvonta sekä riskienhallinta.

Työnhakijoiden tietoja saavat käsitellä vain rekrytoinnin hoitamiseen osallistuvat työntekijät työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Jokainen henkilötietoja käsittelevä sitoutuu noudattamaan Pirkanmaan hyvinvointialueen tietosuoja- ja tietoturvakäytänteitä, toimintatapoja ja henkilötietojen käsittelyohjeita allekirjoittamalla tietoturvasitoumuksen.

Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia, ja salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Henkilöstöä perehdytetään ja koulutetaan henkilötietojen käsittelyyn säännöllisesti järjestettävissä tietosuoja- ja tietoturvakoulutuksissa.

Tietojen suojauksesta, säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa henkilöstöjohtaja.

Tarkastusoikeus

Henkilöllä on oikeus saada Pirkanmaan hyvinvointialueelta vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja sekä saada tietää, mitä henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään. Henkilöllä on myös oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojen käsittelyn perusteista.

Tiedon korjaaminen

Henkilöllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat virheelliset, vanhentuneet tai muuten puutteelliset henkilötiedot korjataan.