Pirkanmaan hyvinvointialueen henkilöstöasioiden rekisteri

Rekisterinpitäjä

Pirkanmaan hyvinvointialue
PL 272, 33101 Tampere

Rekisterin vastuuhenkilö

Aija Tuimala, HR-johtaja
Pirkanmaan hyvinvointialue, henkilöstön toimialue

Rekisterin yhteyshenkilö

Teija Liiimatainen, henkilöstöpalvelujohtaja
etunimi.sukunimi@pirha.fi
03 311 611 (vaihde)

Rekisterin varayhteyshenkilö

Katja Vihusaari, HR-palvelupäällikkö
etunimi.sukunimi@pirha.fi
03 311 611 (vaihde)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on

työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttäminen
henkilöstön palkka- ja palvelussuhdeasioiden suunnittelu ja hoito
työehtosopimusten toimeenpano
sijaistoiminnan suunnittelu ja hoito
eläkesäännön mukaisten eläkkeiden maksatus
henkilöstön osaamistietojen ylläpito
toiminnan seuranta ja tilastointi.

Henkilöstöasioiden rekisteriin rekisteröidyt henkilöt ovat Pirkanmaan hyvinvointialueen nykyisiä tai entisiä viranhaltijoita, työntekijöitä, työharjoittelijoita, opiskelijoita tai siviilipalvelusvelvollisia. Rekisterissä on palvelussuhteisten lisäksi luottamustoimissa ja toimeksiantosopimuksella toimivien tietoja liittyen palkkioiden ja kustannusten maksatukseen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Pirkanmaan hyvinvointialueen lakisääteisen velvoitteen noudattaminen ja sopimuksen täytäntöönpano sekä voimassa oleviin että päättyneisiin työ-, virka- tai sopimussuhteisiin liittyen sekä opiskeluihin, harjoitteluun ja siviilipalvelukseen liittyvien tehtävien toteuttamiseksi. Joitain henkilötietoja saatamme käsitellä myös henkilöiden suostumuksella.

Henkilötietojen käsittely perustuu mm. seuraaviin säädöksiin:

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) ja tietosuojalaki (1050/2018)
arkistolaki (831/1994)
asetus sosiaalihuollon ammattihenkilöistä (153/2016)
asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä (564/1994)
hallintolaki (434/2003)
laki hyvinvointialueesta (611/2021)
laki kunnan ja hyvinvointialueen viranhaltijasta (304/2003)
laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta (609/1986)
laki sosiaalihuollon ammattihenkilöistä (817/2015)
laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)
laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994)
laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
nimikirjalaki (1010/1989)
pelastuslaki (379/2011)
sairausvakuutuslaki (1224/2004)
siviilipalveluslaki (1446/2007)
säteilylaki (859/2018)
tartuntatautilaki (1227/2016)
työaikalaki (872/2019)
työsopimuslaki (55/2001)
työterveyshuoltolaki (1383/2001)
vuosilomalaki (162/2005)
yhdenvertaisuuslaki (1325/2014)

sekä muu henkilöstöhallintoa säätelevä erityislainsäädäntö.

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Henkilöstöasioiden rekisteri koostuu asiakirjoista tai teknisistä tallenteista, jotka sisältävät henkilön yksilöimiseksi tarvittavia tietoja kuten nimen, syntymäajan, henkilötunnuksen, henkilönumeron ja sukupuolen, yhteystietoja, koulutushistoriatietoja sekä rekrytointivaiheessa saatuja tietoja aiemmasta työkokemuksesta ja taidoista. Lisäksi henkilöstörekisterissä ylläpidetään palkkaukseen ja palvelussuhteeseen liittyviä tietoja, täydennyskoulutus- ja poissaolotietoja sekä työhyvinvoinnin prosesseihin liittyviä tietoja. Rekisteriin merkitään vain henkilöstöhallinnon hoitamisen kannalta tarpeelliset ja välttämättömät tiedot.

Henkilöstörekisteri on kokonaisuus, joka koostuu seuraavista tietokokonaisuuksista:

palvelus- ja toimeksiantosuhdeasiakirjat
henkilöstö- ja palkkahallinnon tiedot
työvuoro- ja työaikatiedot
sijaisvälityksen ja vuokrahenkilöstön tiedot
henkilöstöhallinnon sähköinen arkisto
henkilöstöhallinnon raportoinnin ja tiedolla johtamisen tiedot
osaamis- ja perehdytystiedot
henkilöstöetuustiedot
hotelli- ja matkavaraustiedot
työvaateautomaattien tiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilöstöasioiden rekisterin tiedot saadaan pääsääntöisesti henkilöiltä itseltään rekrytointivaiheessa ja palvelussuhteen aikana.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteristä luovutetaan henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksella tai lakisääteiseen velvoitteeseen perustuen.

Henkilötietoja luovutetaan:

ammattijärjestöille
eläkevakuutusyhtiöille
Kansaneläkelaitokselle
pankeille
veroviranomaiselle
kansalliselle tulorekisterille
puolueille (luottamushenkilöiden tietoja)
Säteilyturvakeskukselle
Tilastokeskukselle
työmarkkinalaitokselle
työterveyshuoltoon
työvoimaviranomaisille
ulosottoviranomaisille
vakuutusyhtiöille

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja saatetaan kuitenkin siirtää henkilötietojen käsittelijän tietojärjestelmän tukipalveluiden toteuttamiseksi ja rajoitettuja tietoja mahdollisiin henkilöstötutkimuksiin liittyen. Tietojen siirrossa varmistetaan EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisten edellytysten toteutuminen.

Rekisteritietojen säilytys ja suojaus

Sähköiset tiedot säilytetään lakisääteisten säilytysaikojen ja tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuositusten mukaisesti henkilöstöhallinnon tietojärjestelmissä, sähköisessä arkistossa sekä suojatulla verkkolevyllä.

Paperiaineisto säilytetään lakisääteisten säilytysaikojen ja tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuositusten mukaisesti palvelussuhdeyksikön lähiarkistossa ja hyvinvointialueen päätearkistossa.

Rekisteritietojen suojauksen ja tietoturvan toteutus

Pirkanmaan hyvinvointialue on huomioinut lainsäädännön edellyttämät tekniset ja hallinnolliset suojakeinot henkilötietojen suojaamiseksi henkilötietojen tietoturvaloukkauksilta. Tällaisia keinoja ovat muun muassa tietoverkkojen ja -järjestelmien suojaus, tilaturvallisuuden varmistaminen ja kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja tietojärjestelmien käytön valvonta sekä riskienhallinta.

Jokainen henkilötietoja käsittelevä sitoutuu noudattamaan Pirkanmaan hyvinvointialueen tietosuoja- ja tietoturvakäytänteitä, toimintatapoja ja henkilötietojen käsittelyohjeita hyväksymällä tietoturvasitoumuksen. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia, ja salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Henkilöstöä perehdytetään ja koulutetaan henkilötietojen käsittelyyn säännöllisesti järjestettävissä tietosuoja- ja tietoturvakoulutuksissa.

Tietojen suojauksesta, säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaavat henkilöstöpalvelujohtaja ja HR-palvelupäällikkö.

Tarkastusoikeus

Mikäli haluat tarkastaa, mitä tietoja sinusta on tähän rekisteriin tallennettu, tee kirjallinen tarkastuspyyntö. Pyrimme toimittamaan tiedot kuukauden kuluessa.

Tarkemmat ohjeet tarkastuspyynnön tekemiseen on julkaistu Pirkanmaan hyvinvointialueen verkkosivulla osoitteessa www.pirha.fi/tietosuoja/rekisteroidyn-oikeudet.

Tiedon korjaaminen

Jos haluat poistaa, muuttaa tai täydentää tähän rekisteriin tallennettuja tietojasi, tee kirjallinen oikaisupyyntö. Oikaisupyynnön tulee sisältää tiedot siitä, miksi ja miten tietoja haluat korjata. Päätöksen tietojen korjaamisesta tekee rekisterin vastuuhenkilö.

Tarkemmat ohjeet oikaisupyynnön tekemiseen on julkaistu Pirkanmaan hyvinvointialueen verkkosivulla osoitteessa www.pirha.fi/tietosuoja/rekisteroidyn-oikeudet