Pirkanmaan hyvinvointialueen sosiaalihuollon asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä

Pirkanmaan hyvinvointialue
PL 272, 33101 Tampere

Rekisterin vastuuhenkilö

Vastaava sosiaalihuollon johtaja
Pirkanmaan hyvinvointialue, sote-palvelut

Rekisterin yhteyshenkilöt

Maria Päivänen, vastuualuejohtaja/avopalvelut

Titta Pelttari, palvelulinjajohtaja/lasten, nuorten ja perheiden palvelut

Sonja Vuorela, vastuualuejohtaja/vammaispalvelut

Kaisa Taimi, vastuualuejohtaja/ikäihmisten palvelut

Puhelin 03 311 611 (vaihde)
etunimi.sukunimi@pirha.fi

Tietosuojavastaava

Puhelin 03 311 69090
tietosuojavastaava@pirha.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Pirkanmaan hyvinvointialueen asiakasrekisterin sisältämiä henkilötietoja käytetään

• asiakkaan palvelutarpeen arviointiin sekä palveluiden järjestämiseen, suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan
• asiakkaan palveluiden kustannusten laskutukseen
• hyvinvointialueen toiminnan tilastointiin, seurantaan ja valvontaan
• hyvinvointialueen toiminnan kehittämiseen ja laadun parantamiseen
• sosiaalihuollon ammattihenkilöiden toiminnan valvontaan
• opetukseen ja tieteelliseen tutkimukseen

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely on tarpeen Pirkanmaan hyvinvointialueen lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi mm. seuraavan lainsäädännön perusteella:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Arkistolaki (831/1994)
• Hallintolaki (434/2003)
• Laki hyvinvointialueesta (611/2021)
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• Laki sosiaalihuollon ammattihenkilöistä (817/2015)
• Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)
• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista (734/1992)
• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023)
• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä (612/2021)
• Laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä (552/2019)
• Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)
• muu sosiaalihuollon erityislainsäädäntö, joka on kuvattu sosiaali- ja terveysministeriön verkkosivuilla.

Henkilötietojen käsittelyperusteena voi olla myös yleinen etu tai suostumus, kun henkilötietoja käsitellään tutkimustoiminnassa, opetuksessa, tietojohtamisessa, kehittämistoiminnassa tai uusien järjestelmien pilotoinnissa.

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Asiakasrekisteri koostuu asiakkaan palvelutarpeen arvioinnissa sekä palvelujen järjestämisessä ja toteuttamisessa käytettävistä, laadituista ja saapuneista asiakirjoista sekä teknisistä tallenteista, jotka sisältävät muiden muassa:

• asiakkaan yksilöimiseen tarvittavia tietoja, esimerkiksi nimen, henkilötunnuksen ja yhteystiedot
• asiakkaan nimeämän yhteyshenkilön ja hänen yhteystietonsa
• alaikäisen tai vajaavaltaisen asiakkaan huoltajan tai muun laillisen edustajan tietoja
• asiakkaan palvelujen järjestämisen ja toteuttamisen kannalta välttämättömiä asiakastietoja
• asiakasmaksujen käsittelyyn tarvittavia tietoja
• asiakkaan itsestään tuottamia ja tarjoamia tietoja sekä kieltoja, rajoituksia, suostumuksia ja muita valintoja koskevia tietoja.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasrekisterin tiedot kerätään asiakkaalta itseltään ja hänen edustajaltaan, muilta asianosaisilta ja vireillepanijoilta, sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstöltä, muilta sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajilta, muilta viranomaisilta ja julkisoikeudellisilta yhteisöiltä sekä Digi- ja väestötietovirastolta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakastietoja luovutetaan

• palveluihin liittyen muille sosiaalihuollon palvelunantajille lainsäädäntöön tai suostumukseen perustuen
• palveluihin ja hoitoon liittyen hyvinvointialueen terveydenhuoltoon suostumukseen tai lainsäädäntöön perustuen
• lainsäädännön perusteella valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastointitarkoituksiin
• lainsäädännön perusteella viranomaisille viranomais- ja valvontatehtäviin sekä vakuutusyhtiöille ja -laitoksille
• tarvittaessa laskutukseen liittyen viranomaisille, esimerkiksi maksuhäiriöiden yhteydessä ulosottotoimenpiteitä suorittaville
• tieteelliseen tutkimukseen tietoluvan perusteella
• asiakkaalle itselleen
• asianosaiselle ja asiakkaan lailliselle edustajalle lainsäädännön perusteella.

Viranomaisille ja yhteisöille, joilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus, tietoja luovutetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella asian vaatimassa muodossa ja laajuudessa.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojärjestelmien huoltoyhteydet voivat kuitenkin ulottua Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tällöin on toteutettu Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset suojatoimet, kuten sopimukseen liitettävät tietosuojaa koskevat vakiolausekkeet, ja lisäksi on tarvittaessa käytetty Euroopan tietosuojaneuvoston ohjeistamia täydentäviä suojatoimia.

Rekisteritietojen säilytys ja suojaus

Sähköiset tiedot säilytetään asiakastietolain (703/2023) säilytysaikaliitteen mukaisesti Pirkanmaan hyvinvointialueen asiakastietojärjestelmissä, sähköisessä arkistossa sekä kansallisessa Kanta-arkistossa.

Paperiaineisto säilytetään asiakastietolain (703/2023) säilytysaikaliitteen mukaisesti Pirkanmaan hyvinvointialueen potilas- ja asiakastietoarkistoissa.

Rekisteritietojen suojauksen ja tietoturvan toteutus

Hyvinvointialue on huomioinut lainsäädännön edellyttämät tekniset ja hallinnolliset suojakeinot henkilötietojen suojaamiseksi henkilötietojen tietoturvaloukkauksilta. Tällaisia keinoja ovat muun muassa tietoverkkojen ja -järjestelmien suojaus, tilaturvallisuuden varmistaminen ja kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja tietojärjestelmien käytön valvonta sekä riskienhallinta.

Asiakastietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ja viranhaltijat ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia, ja salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Henkilöstöä perehdytetään ja koulutetaan asiakastietojen käsittelyyn säännöllisesti järjestettävissä tietosuoja- ja tietoturvakoulutuksissa. 

Tietojen suojauksesta, säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa rekisterin vastuuhenkilö, vastaava sosiaalihuollon johtaja.

Tarkastusoikeus

Mikäli haluat tarkastaa, mitä tietoja sinusta on tähän rekisteriin tallennettu, tee kirjallinen tarkastuspyyntö. Pyrimme toimittamaan tiedot kuukauden kuluessa.

Tiedon korjaaminen

Jos haluat poistaa, muuttaa tai täydentää tähän rekisteriin tallennettuja tietojasi, tee kirjallinen oikaisupyyntö. Oikaisupyynnön tulee sisältää tiedot siitä, miksi ja miten tietoja haluat korjata. Päätöksen tietojen korjaamisesta tekee rekisterin vastuuhenkilö.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta.

Potilastietojen tarkastus- tai oikaisupyynnön voit tehdä sähköisessä asioinnissa tai oheisilla lomakkeilla:

• Asiakastietojen tarkastuspyynto (pdf)
• Asiakastietojen-oikaisupyynto (pdf)