Asiakaspalautteet

Rekisterinpitäjä

Pirkanmaan hyvinvointialue
PL 272, 33101 Tampere

Rekisterin vastuuhenkilö

Marika Järvinen, asiakaskokemuspäällikkö
Pirkanmaan hyvinvointialue, strateginen ohjaus ja järjestäminen

Rekisterin yhteyshenkilö

Sari Anttila, suunnittelupäällikkö
Puhelin 03 311 611 (vaihde)
etunimi.sukunimi@pirha.fi

Rekisterin varayhteyshenkilö

Janne Leinonen, suunnittelupäällikkö
Puhelin 03 311 611 (vaihde)
etunimi.sukunimi@pirha.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Pirkanmaan hyvinvointialueen palveluiden kehittäminen sekä vastaaminen asiakkaalle silloin, kun hän on palautetta antaessaan ilmoittanut yhteystietonsa.

Asiakaspalautetta, sisältäen palautteen antajan kirjaaman tekstisisällön sekä numeeriset suositteluhalukkuuden arviot, voi Pirkanmaan hyvinvointialueen lukuun käsitellä ulkopuolinen palveluntarjoaja mahdollisten yksilöintitietojen poistamiseksi sekä teemoittelun ja analysoinnin suorittamiseksi tekoälyavusteisesti. Palautteen antajan ilmoittamia, palautteeseen vastaamista varten annettuja yhteystietoja ei toimiteta palveluntarjoajalle.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

• Suostumus

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Rekisteriin tallennetaan asiakkaan antama palaute sekä hänen ilmoittamansa nimi- ja yhteystiedot, kuten puhelinnumero, sähköpostiosoite tai postiosoite.

Säännönmukaiset tietolähteet

Palautetta kerätään sähköisellä palautejärjestelmällä, sähköisillä ja paperisilla lomakkeilla sekä tekstiviestillä niiltä asiakkailta, jotka ovat antaneet luvan sähköiseen asiointiin.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Palautesisältöjä voidaan hyödyntää opinnäytetöihin ja tieteellisiin tutkimuksiin siten, että mahdolliset yksilöintitiedot poistetaan palautteesta ennen niiden luovuttamista opiskelijan tai tutkijan käyttöön. Palautesisältöjä voidaan käyttää tekstimuotoisena lainauksena. Pirkanmaan hyvinvointialue vastaa palautteen antajien yksilöintitietojen poistamisesta ja luovutettavan sisällön laadun varmistamisesta.

Koontitieto palautteista voidaan toimittaa Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle kansallista vertailua varten. Koontitieto ei sisällä yksittäisen asiakkaan yksilöintitietoja.

Muille viranomaisille tai yhteisöille, joilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus, tietoja luovutetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella asian vaatimassa muodossa ja laajuudessa.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Pirkanmaan hyvinvointialueen käyttämien Microsoft-palveluiden palvelimet ovat sertifioituja ja sijaitsevat Euroopan unionin alueella. Palvelinten sisältämiä henkilötietoja saattavat käsitellä rajoitetusti Microsoftin globaalit alihankkijat ylläpito- ja teknisten ongelmien ratkaisutehtävissä.

Rekisteritietojen säilytys ja suojaus

Korkeintaan viisi vuotta, palautteenkeruun menetelmästä riippuen:

• Microsoft Forms -lomakkeella jätetty palaute säilytetään 6 kuukautta Microsoftin Euroopan unionin alueella sijaitsevassa pilvipalvelussa,
• palautejärjestelmä Analysticassa ja Roidu-asiakaspalautelaitteella jätetty palaute säilytetään 5 vuotta palveluntarjoajan pilvipalvelussa Suomessa.

Paperiaineisto säilytetään kaksi viikkoa asiakaspalvelukeskuksen lähiarkistossa.

Rekisteritietojen suojauksen ja tietoturvan toteutus

Tietoverkkojen ja -järjestelmien suojaus, tilaturvallisuuden varmistaminen ja kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja tietojärjestelmien käytön valvonta sekä riskienhallinta.

Tietojen suojauksesta, säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa rekisterin rekisterin yhteyshenkilö, suunnittelupäällikkö.

Tarkastusoikeus

Mikäli haluat tarkastaa, mitä tietoja sinusta on tähän rekisteriin tallennettu, tee kirjallinen tarkastuspyyntö rekisterin yhteyshenkilölle. Pyrimme toimittamaan tiedot kuukauden kuluessa. Tarkemmat ohjeet tarkastuspyynnön tekemiseen on julkaistu Pirkanmaan hyvinvointialueen verkkosivulla.

Tiedon korjaaminen

Jos haluat poistaa, muuttaa tai täydentää tähän rekisteriin tallennettuja tietojasi, tee kirjallinen oikaisupyyntö. Oikaisupyynnön tulee sisältää tiedot siitä, miksi ja miten tietoja haluat korjata. Päätöksen tietojen korjaamisesta tekee rekisterin vastuuhenkilö. Tarkemmat ohjeet oikaisupyynnön tekemiseen on julkaistu Pirkanmaan hyvinvointialueen verkkosivulla.

Tietojen poistaminen

Mikäli haluat perua suostumuksesi, lähetä pyyntö kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle. Viittaa antamasi palautteen numerotunnisteeseen ja/tai ilmoita muut mahdolliset tiedot, joiden perusteella palautteesi voidaan yksilöidä. Perumispyynnöllä palautteen sisältö ja annetun palautteen yhteydessä kirjattu muu henkilötieto poistetaan tietojärjestelmästä. Suostumuksen perumispyyntö on palautekohtainen.