Asiakaspalautteita koskeva rekisteri

Rekisterinpitäjä

Pirkanmaan hyvinvointialue
PL 272, 33101 Tampere

Rekisterin vastuuhenkilö

Marika Järvinen, asiakaskokemuspäällikkö
Pirkanmaan hyvinvointialue, strateginen ohjaus ja järjestäminen

Rekisterin yhteyshenkilö

Sari Anttila, suunnittelupäällikkö
Puhelin 03 311 611 (vaihde)
etunimi.sukunimi@pirha.fi

Rekisterin varayhteyshenkilö

Janne Leinonen, suunnittelupäällikkö
Puhelin 03 311 611 (vaihde)
etunimi.sukunimi@pirha.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Pirkanmaan hyvinvointialueen palveluiden kehittäminen sekä vastaaminen asiakkaalle silloin, kun hän on palautetta antaessaan ilmoittanut yhteystietonsa ja/tai toivonut vastausta.

Palautteen sisältö voidaan toimittaa ulkopuolisen kumppanin käsittelyyn siinä määrin kuin se palautteen teemoittelun näkökulmasta on tarpeen. Palautteen antajan yksilöintitietoja (henkilötiedot, yhteystiedot) ei toimiteta ulkopuoliselle kumppanille.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

• Suostumus

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Rekisteriin tallennetaan asiakkaan antama palaute sekä hänen ilmoittamansa nimi- ja yhteystiedot, kuten puhelinnumero, sähköpostiosoite tai postiosoite.

Säännönmukaiset tietolähteet

Palautetta kerätään sähköisellä palautejärjestelmällä, sähköisillä ja paperisilla lomakkeilla, sekä tekstiviestillä niiltä asiakkailta, jotka ovat antaneet luvan sähköiseen asiointiin.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteristä ei säännönmukaisesti luovuteta tietoja. Viranomaisille tai yhteisöille, joilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus, tietoja luovutetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella asian vaatimassa muodossa ja laajuudessa.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Pirkanmaan hyvinvointialueen käyttämien Microsoft-palveluiden palvelimet ovat sertifioituja ja sijaitsevat Euroopan unionin alueella. Palvelinten sisältämiä henkilötietoja saattavat käsitellä rajoitetusti Microsoftin globaalit alihankkijat ylläpito- ja teknisten ongelmien ratkaisutehtävissä.

Rekisteritietojen säilytys ja suojaus

Sähköiset tiedot säilytetään korkeintaan viisi vuotta, palautteenkeruun toimintamallista riippuen:

• Microsoft Forms -lomakkeella jätetty palaute säilytetään 6 kuukautta Microsoftin Euroopan unionin alueella sijaitsevassa pilvipalvelussa.
• palautejärjestelmä Analysticassa jätetty palaute säilytetään 5 vuotta palveluntarjoajan pilvipalvelussa Suomessa.

Paperiaineisto säilytetään kaksi viikkoa asiakaspalvelukeskuksen lähiarkistossa.

Rekisteritietojen suojauksen ja tietoturvan toteutus

Tietoverkkojen ja -järjestelmien suojaus, tilaturvallisuuden varmistaminen ja kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja tietojärjestelmien käytön valvonta sekä riskienhallinta.

Tietojen suojauksesta, säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa rekisterin rekisterin yhteyshenkilö, suunnittelupäällikkö.

Tarkastusoikeus

Mikäli rekisteröity haluaa tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu, hänen tulee toimittaa kirjallinen, omakätisesti allekirjoitettu tarkastuspyyntö rekisterin yhteyshenkilölle. Tietojen tarkastus toteutetaan henkilökohtaisella käynnillä yhteyshenkilön kanssa sovittuna ajankohtana tai kopioina pyydetyistä asiakirjoista.

Tiedon korjaaminen

Pyyntö rekisteriin tallennettujen tietojen korjaamisesta tulee lähettää kirjallisesti, omakätisesti allekirjoitettuna rekisterin yhteyshenkilölle. Korjauspyynnön tulee sisältää tiedot siitä, miksi ja miten tietoja halutaan korjata. Päätöksen tietojen korjaamisesta tekee rekisterin vastuuhenkilö.

Lue lisää: Rekisteröidyn oikeudet