Aluevaalien tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Pirkanmaan hyvinvointialue
PL 272, 33101 Tampere

Rekisterin vastuuhenkilö

Aluevaalilautakunta
Pirkanmaan hyvinvointialue, strategisen ohjauksen ja järjestämisen tehtäväalue

Rekisterin yhteyshenkilö

Tanja Welin, johtava juristi
puhelin 044 472 9949
etunimi.sukunimi@pirha.fi

Rekisterin varayhteyshenkilö

Vilma Kiilunen, hallintojuristi
puhelin 044 472 9995
etunimi.sukunimi@pirha.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on aluevaalien toimittaminen ja siihen liittyvä viranomaistyö, tutkimus ja tiedotus. Henkilötietoja käsitellään aluevaalilautakunnan viranomaistehtävien toteuttamiseksi, kuten vaalilain (714/1998) 4 luvun ehdokasasettelun viranomaistehtäviä varten aluevaaleissa. Henkilötietoja käsitellään myös aluevaltuutetuksi valittujen ehdokkaiden osalta aluevaltuuston järjestäytymiseksi (koolle kutsuminen).

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

• Lakisääteinen velvoite

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Ehdokas- ja tulosrekisteri

Ehdokashakemuksiin merkittyjen henkilöiden nimi, henkilötunnus ja kotikunta. Lisäksi käsitellään ehdokkailla ehdokasnumero, ikä vaalipäivänä, sukupuoli, äidinkieli, kansalaisuus, tiedot kansanedustajana, europarlamentaarikkona tai alue-, kunta- tai maakuntavaltuutettuna toimimisesta, ehdokashakemuksessa ilmoitettu arvo, ammatti tai toimi, puhuttelunimi, ehdokasasettaja, äänimäärä ja vertailuluku jokaiselle äänestysalueelle, jossa ehdokkaana. Vaaliasiamiehillä lisäksi osoite, syntymäaika, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Ehdokashakemuksen sisällöstä määrätään oikeusministeriön aluevaaleja varten aluevaalilautakunnalle annetuissa vaaliohjeissa.

Käyttäjärekisteri

Henkilöiden, joille on myönnetty vaalitietojärjestelmän käyttöoikeus, nimi, henkilötunnus ja vaaleihin liittyvät roolit ja organisaatiot, joissa nämä roolit ovat. Lisäksi käyttäjien tarvittaessa tallentamat kirjautumistiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan puolueen, yhteislistan tai valitsijayhdistyksen vaaliasiamiehen toimittamaan rekisteröidyn täyttämään ehdokashakemukseen perustuen. Aluevaaleissa ehdokkaaksi asettuvanhenkilön henkilötietojen ja ehdokkaaksi asettumiseen suostumuksen antaminen (ehdokashakemus allekirjoituksineen) ovat edellytyksiä ehdokashakemuksen käsittelylle.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja luovutetaan kansallisen vaalitietojärjestelmän välityksellä oikeusministeriölle, Oikeusrekisterikeskukselle ja sen alihankkijoille, ja Pirkanmaan aluevaalipiirin kuntien keskusvaalilautakunnille jaettavaksi edelleen vaalilautakunnille, vaalitoimikunnille ja vaalitoimitsijoille sekä hyvinvointialueella ehdokkaita asettaneiden puolueiden, yhteislistojen ja yhteislistaan kuulumattomien valitsijayhdistysten vaaliasiamiehille aluevaalien järjestämistä, tilastointia ja aluevaalien tuloksen vahvistamista varten. Tuloksen vahvistamisen jälkeen luovutetaan aluevaltuustolle luettelo valtuutetuiksi valituista ja heidän varajäsenistään. Nimi-, ehdokaslista- ja tulostiedot ehdokkaista julkaistaan internetissä. Julkisia asiakirjoja luovutetaan julkisuuslain mukaisesti (esim. media).

Muille viranomaisille tai yhteisöille, joilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus, tietoja luovutetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella asian vaatimassa muodossa ja laajuudessa.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisteritietojen säilytys ja suojaus

Asiakirjojen säilytysajat määräytyvät oikeusministeriön vaaliohjeiden, Valtionarkiston päätöksen 13.5.1994 (n:o VA S 41/94) ja oikeusministeriön määräyksen 10.10.1994 (n:o 989/610/94 OM) mukaisesti. Oikeusministeriö vastaa vaalitietojärjestelmään sisältyvien tietojen säilyttämisestä ja arkistoinnista. Äänioikeusrekisterin sekä ehdokas- ja tulosrekisterin tiedot ovat pysyvästi säilytettäviä. Aluevaalilautakunnan asiakirjojen säilytysajat on määritelty Pirkanmaan hyvinvointialueen tiedonohjaussuunnitelmassa. Henkilötietojen säilytysajat on määritelty ottaen huomioon käsittelyn tarkoitus sekä yleisen tietosuoja-asetuksen 5 artiklassa säädetty tietojen minimoinnin ja säilytyksen rajoittamisen periaatteet. Säilytysajat perustuvat lakiin.

Rekisteritietojen suojauksen ja tietoturvan toteutus

Tietoverkkojen ja -järjestelmien suojaus, tilaturvallisuuden varmistaminen ja kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja tietojärjestelmien käytön valvonta sekä riskienhallinta.

Tietojen suojauksesta, säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa Pirkanmaan hyvinvointialueen asianhallintajärjestelmän sisältämien tietojen osalta aluevaalilautakunta, vaalitietojärjestelmän osalta oikeusministeriö.

Tarkastusoikeus

Mikäli haluat tarkastaa, mitä tietoja sinusta on tähän rekisteriin tallennettu, tee kirjallinen tarkastuspyyntö. Pyrimme toimittamaan tiedot kuukauden kuluessa. Tarkemmat ohjeet tarkastuspyynnön tekemiseen on julkaistu Pirkanmaan hyvinvointialueen verkkosivulla.

Tiedon korjaaminen

Jos haluat poistaa, muuttaa tai täydentää tähän rekisteriin tallennettuja tietojasi, tee kirjallinen oikaisupyyntö. Oikaisupyynnön tulee sisältää tiedot siitä, miksi ja miten tietoja haluat korjata. Päätöksen tietojen korjaamisesta tekee rekisterin vastuuhenkilö. Tarkemmat ohjeet oikaisupyynnön tekemiseen on julkaistu Pirkanmaan hyvinvointialueen verkkosivulla.