Asia-, päätös- ja sopimusrekisteri

Rekisterinpitäjä

Pirkanmaan hyvinvointialue
PL 272, 33101 Tampere

Rekisterin vastuuhenkilö

arkistopäällikkö
tietohallinto ja teknologia/yhteiset ICMT-palvelut/tukijärjestelmät ja palvelut, asiakirjahallinto

Rekisterin yhteyshenkilö

Riikka Lämsä, suunnittelija
puhelin 03 311 611
etunimi.sukunimi@pirha.fi

Rekisterin varayhteyshenkilö

Paula Eeva, tietosuoja-asiantuntija
puhelin 03 311 611
etunimi.sukunimi@pirha.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Pirkanmaan hyvinvointialueen lakisääteisten tehtävien hoitaminen ja julkisen vallan käyttö. Asia-, päätös- ja sopimusrekisteriin tallennetaan hyvinvontialueen hallinnolliset asiat ja asiakirjat, mukaan lukien viranhaltija- ja toimielinpäätökset sekä sopimukset.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

• Lakisääteinen velvoite
• Julkisen vallan käyttö

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Rekisteriin tallennetaan hyvinvointialueelle saapuvat sekä hyvinvointialueella muodostettavat hallinnolliset asiakirjat ja niiden käsittelystä kertyvä tieto.

Rekisteriin tallennettavien asioiden ja asiakirjojen tietosisältö vaihtelee tapauskohtaisesti. Asioiden ja asiakirjojen käsittelystä tallentuu käsittelijöiden nimi- ja sähköpostiosoitetietoja. Lisäksi asiat ja asiakirjat voivat sisältää asianosaisten, viranomaisten, sopimuskumppaneiden ym. henkilöiden tietoja, kuten nimen, nimikkeen, henkilötunnuksen tai syntymäajan, yhteystietoja, työ- ja koulutustietoja sekä asiakkuus-, terveys- ja muita sosiaali- ja terveydenhuollon palveluihin liittyviä tietoja. Rekisteriin tallennetaan vain rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset ja välttämättömät henkilötiedot.

Julkisuuslain mukaisesti (JulkL 24 § 1 mom) osa rekisterin asioista ja asiakirjoista on julkisia, osa salassa pidettäviä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaat, potilaat ja muut yksityishenkilöt, hyvinvointialueen henkilöstö ja luottamushenkilöt sekä viranomaiset, yritykset ja yhteisöt.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Salassa pidettäviä tietoja luovutetaan vain lakisääteiseen velvoitteeseen perustuen asianosaisille, viranomaisille sekä vakuutusyhtiöille ja -laitoksille. Julkisia asiakirjoja luovutetaan julkisuuslain (JulkL 622/1999) mukaisesti. Toimielinpäätöksenteon julkiset päätökset ja liitteet sekä osa viranhaltijapäätöksistä julkaistaan hyvinvointialuelain (611/2021 34 § ja 145 §) ja Pirkanmaan hyvinvointialueen ohjeistuksen mukaisesti yleisessä tietoverkossa osoitteessa pirha.cloudnc.fi. Lisäksi julkiset asiat ja asiakirjat julkisilta osiltaan julkaistaan Pirkanmaan hyvinvointialueen intranetissä.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä.

Rekisteritietojen säilytys ja suojaus

Sähköiset tiedot säilytetään Pirkanmaan hyvinvointialueen tiedonhallintamallin mukaisesti Pirre-järjestelmässä, paitsi

• Pirkanmaan kunnilta hyvinvointialueelle siirtyneet sopimukset Cloudia-järjestelmässä
• ennen 1.1.2023 käsitellyt asiat ja asiakirjat Pirkanmaan kuntien asianhallintajärjestelmissä.

Paperiaineisto säilytetään Pirkanmaan hyvinvointialueen tiedonhallintamallin mukaisesti yksiköiden lähiarkistoissa, päätearkistoissa ja kirjaamossa.

Rekisteritietojen suojauksen ja tietoturvan toteutus

Tietoverkkojen ja -järjestelmien suojaus, tilaturvallisuuden varmistaminen ja kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja tietojärjestelmien käytön valvonta sekä riskienhallinta.

Tietojen suojauksesta, säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaavat tietohallintojohtaja ja arkistopäällikkö.

Tarkastusoikeus

Mikäli rekisteröity haluaa tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu, hänen tulee toimittaa kirjallinen, omakätisesti allekirjoitettu tarkastuspyyntö Pirkanmaan hyvinvointialueen kirjaamoon. Tietojen tarkastus toteutetaan henkilökohtaisella käynnillä yhteyshenkilön kanssa sovittuna ajankohtana tai kopioina pyydetyistä asiakirjoista.

Tiedon korjaaminen

Pyyntö rekisteriin tallennettujen tietojen korjaamisesta tulee lähettää kirjallisesti, omakätisesti allekirjoitettuna Pirkanmaan hyvinvointialueen kirjaamoon. Korjauspyynnön tulee sisältää tiedot siitä, miksi ja miten tietoja halutaan korjata. Päätöksen tietojen korjaamisesta tekee rekisterin vastuuhenkilö.