Tutkijat pystyvät hoitamaan kaikki lupa- ja lausuntohakemuksensa yhdessä paikassa, kun Netumin toimittama tutkimusten sähköinen asiointi- ja hallinnointijärjestelmä saadaan kesällä 2024 käyttöön.
− Tutkijat hoitavat tulevassa järjestelmässä kaikki tutkimukseen liittyvien lupien ja lausuntojen hakemukset: eettisen toimikunnan lausunnot, tutkimusluvat, tietoluvat, opinnäytetöiden luvat ja myös valtion tutkimusrahoitushaut. Lisäksi järjestelmän kautta on mahdollista hallinnoida yritysrahoitteisten tutkimuksien laskutusta, listaa järjestelmän kehittämiseen ja käyttöönottoon osallistuva tutkimuspäällikkö Saara Ojala Tays Tutkimuspalveluista.
Järjestelmä myös ohjaa ja auttaa tutkijaa hakuprosessissa eteenpäin.
− Infokentät neuvovat hakijaa tutkimustyypin mukaan kaikissa vaiheissa. Järjestelmä kertoo, mitä liitteitä tarvitaan eikä päästä hakijaa eteenpäin, ellei hakemuksen kaikkia kohtia ole huomioitu, Ojala jatkaa.
Raportit ulos kätevästi
Kaikki tieto kertyy tutkijan omaan käyttäjäprofiiliin, josta pohjia voi hyödyntää myös mahdollisten seuraavien tutkimusten hakemuksissa. Samalla pääsy hakemuksiin liitteineen saadaan jaettua kätevästi kaikille tarvittaville henkilöille.
Järjestelmään kertyy tietoa myös erilaisiin raportointitarpeisiin. Sieltä saa jatkossa näppärästi ulos esimerkiksi raportit siitä, millaista tutkimusta Taysissa on parhaillaan meneillään.
− Järjestelmä nopeuttaa hakemusten käsittelyä ja sujuvoittaa, automatisoi ja tasalaatuistaa lupaprosessit. On jo aikakin päästä eroon papereista ja manuaalisesta työstä, sanoo TKIO-palvelujohtaja Katja Luojus.
Parasta jälkeä yhteistyöllä
Tavoitteena on päästä testaamaan järjestelmää alkuvuodesta 2024, jolloin varsinainen käyttöönotto voisi ajoittua loppukeväälle 2024.
Parhaillaan on menossa työpajoja, joissa käydään läpi järjestelmän sisältöjä osio kerrallaan. Työpajoissa kokoontuvat eri osaamisalueiden asiantuntijat Tays Tutkimuspalveluista, palvelulinjojen tutkimuskoordinaattorit sekä ICT-asiantuntijat.
Järjestelmää rakennetaan yhteistyössä Pohjois-Savon hyvinvointialueen ja Kuopion yliopistollisen sairaalan kanssa. Alusta tulee olemaan sama, mikä HUSilla on jo käytössä.
− ”Tutkijan työpöytää” on odotettu kauan, hienoa, että vihdoin olemme tässä pisteessä. HUSin järjestelmästä saamme hyvän pohjan, josta voimme jatkaa kehitystä itsellemme sopivaksi, Ojala toteaa.