Rakenteinen kirjaaminen tarkoittaa, että asiakastiedot tallennetaan yhteisten sovittujen rakenteiden mukaisesti. Terveydenhuollossa tämä käytäntö on ollut jo pitkään, mutta sosiaalihuollossa se on vasta tulossa.
Sosiaalihuollon kirjaukset tulevat näkyviin asiakkaille loppuvuodesta
Sosiaalihuollon yhtenäinen asiakastietojärjestelmä Saga on määrä ottaa käyttöön marraskuussa 2025. Tämän jälkeen pirkanmaalaiset pääsevät katsomaan OmaKannassa terveydenhuollon tietojen lisäksi myös useita heitä koskevia sosiaalihuollon asiakirjoja kuten päätöksiä, palvelutarpeen arvioita ja asiakassuunnitelmia. Asiakaskertomusmerkinnät tulevat näkyville vasta myöhemmin vuonna 2026.
Muutos tapahtuu valtakunnallisesti vaiheittain eri hyvinvointialueilla, sillä asiakastietolain mukaan julkisen sosiaalihuollon palvelunantajien on liityttävä Kanta-palvelujen käyttäjiksi viimeistään 1.9.2026.
Sosiaalihuollon asiakastietojen näkyminen OmaKannassa lisää toiminnan läpinäkyvyyttä ja parantaa asiakkaiden mahdollisuuksia osallistua omien asioidensa hoitoon. Asiakkaat voivat tarkastella tietojaan helposti ja turvallisesti missä ja milloin tahansa. Rakenteinen kirjaaminen tarkoittaa asiakkaalle sitä, että hänen on helpompi lukea omista asiakastiedoistaan tehtyjä kirjauksia, kun tiedot on jäsennetty selkeästi.
Sosiaalihuollon ammattilaisille muutos näkyy arjessa
Tietojohtamisen suunnittelija Riikka Sujamo kehittää sosiaalihuollon kirjaamiskäytäntöjä EU-rahoitteisessa Hoppu-hankkeessa. Työhön kuuluu muun muassa ajankohtaisinfojen järjestäminen, uuden asiakastietojärjestelmän koulutussuunnitelman laatiminen ja yhtenäisten ohjeistusten laadinta yhteistyössä muiden ammattilaisten kanssa.
– Toteutin henkilöstölle Moodleen sosiaalihuollon kirjaamisen kurssin, joka on ollut hyvin suosittu. Jokaisen sosiaalihuollon ammattilaisen on käytävä se ennen Saga-järjestelmäkoulutusta, Sujamo kertoo.
Pirkanmaan hyvinvointialueen sosiaalihuollossa työskentelee noin 8000 eri alojen ammattilaista, joilla on lakisääteinen kirjaamisvelvoite. Sosiaalihuollon kirjaaminen perustuu lainsäädäntöön, joista ensisijainen on asiakastietolaki.
Asiakastyössä saatujen tietojen kirjaaminen on tärkeä osa asiakastyötä. Ammattilaisilla on kirjaamisvelvoite kaikissa palveluprosessin vaiheissa.
– Suurin muutos koskee itse kirjaamista: käytössä olleet 17 erillistä järjestelmää korvataan yhtenäisellä kokonaisuudella, mikä helpottaa rakenteista kirjaamista. Samalla asiakirjapohjat ja kirjaamistavat yhdenmukaistuvat, Sujamo toteaa.
Yhtenäiset kirjaamistavat parantavat tiedonkulkua, vähentävät päällekkäistä työtä ja helpottavat tietojen löytymistä. Myös luokitusten, koodistojen ja termistöjen yhdenmukaistaminen tukee tiedonhakua ja hyödyntämistä.
Rakenteinen kirjaaminen tuo tarkempaa tietoa sosiaalihuollosta
Rakenteinen kirjaaminen mahdollistaa sosiaalihuollon palveluiden tarkemman seurannan ja tilastoinnin. Kun palvelut luokitellaan yhtenäisesti, saadaan selkeämpi kuva asiakasmääristä, myönnetyistä palveluista ja niiden kestosta.
Tällä hetkellä sosiaalihuollon kokonaiskuvaa on vaikea hahmottaa. Rakenteisen kirjaamisen myötä tietoa voidaan hyödyntää raportoinnissa ja päätöksenteossa.
– Sosiaalihuoltoon käytetään yhtä paljon rahaa kuin erikoissairaanhoitoon, mutta silti meillä ei ole kattavaa tietoa edes kokonaisasiakasmäärästä. Uuden kirjaamismallin avulla pystymme ensimmäistä kertaa saamaan laajempaa tilastollista kuvaa palveluistamme, kertoo Sujamo.
Kirjausten ja päätösten seurannalla ja tilastoinnilla voidaan jatkossa seurata niin alueellisesti kuin kansallisesti sosiaalihuollon palveluita ja tutkia esimerkiksi palveluiden vaikuttavuutta. Tämä tukee sekä toiminnan kehittämistä että resurssien kohdentamista entistä paremmin laadukkaan tiedon avulla.
Pirkanmaan hyvinvointialueella kirjaamista tehdään Tiedon laadun parantamisen hallintamallin mukaisesti. Hallintamallin tavoitteena on parantaa sosiaali- ja terveydenhuollon kirjaamista ja tiedon laatua. Yhtenäiset kirjaamiskäytännöt varmistavat, että asiakas- ja potilastiedot ovat luotettavia, ajantasaisia ja vertailukelpoisia.
Sosiaalihuollon rakenteista kirjaamista kehitetään Suomen kestävän kasvun ohjelman (RRP) Hoitoon pikaisesti Pirkanmaalla uusilla toimintavoilla (HOPPU) -hankkeessa. Hanke saa rahoituksensa Euroopan unionin kertaluonteisesta elpymisvälineestä (Next Generation EU). Suomen kestävän kasvun ohjelmalla tuetaan ekologisesti, sosiaalisesti ja taloudellisesti kestävää kasvua.