Tietojohtamisen kehityspäällikkö Pia Seppänen kertoo, kuinka kehitystyön lopputuloksena syntyi menetelmäpaketti hyvinvointialueen vaikuttavuusperusteisen ohjauksen ja tiedon hyödyntämiseen.
Menetelmäpaketissa määriteltiin palveluhankintojen vaikuttavuusperusteisen ohjauksen geneerinen tietopohja sekä kehitettiin malli vaikuttavuustiedon hyödyntämiseen palvelujen johtamisessa, ohjauksessa ja kehittämisessä.
– Voimme hyödyntää kehitettyjä menetelmiä myös jatkossa ostopalveluiden vaikuttavuusperustaisessa ohjauksessa, Seppänen kertoo tyytyväisenä.
Paketti koostuu useasta toisiaan tukevasta menetelmästä
Menetelmien kehittämisessä case-esimerkkinä toimi mielenterveys- ja päihdekuntoutujien ympärivuorokautisten ja yhteisöllisten asumispalveluiden kilpailutus.
Hankkeen tuotoksina syntyivät kilpailutettavan palvelun tuotantotapa-analyysi, tietopohja omiin ja ostettuihin palveluihin, vaikuttavuusperusteinen korvausmalli, vaikuttavuusraportin visuaalisen ilmeen malli sekä tiedon hyödyntämisen suunnitelma. Lisäksi laadittiin omistajuuden siirtosuunnitelma, joka varmistaa, että vaikuttavuusperusteinen ohjausmalli siirtyy osaksi pysyvää toimintaa.
Tuotantotapa-analyysi kokoaa ymmärrystä päätöksenteon tueksi
Ensimmäinen menetelmistä on tuotantotapa-analyysi, joka kokoaa ymmärrystä palvelujen järjestämisen nykytilasta sekä tulevaisuuden ennakoiduista kehityssuunnista. Seppänen kertoo tuotantotapa-analyysin olevan melko uudenlainen tapa lähestyä hankinnan kohdetta.
Analyysissa verrataan eri tuotantotapoja, ja se tuo näkökulmia päätöksenteon tueksi. Tuotantotapa-analyysilla kuvattiin asumispalveluiden nykytila ja tehtiin suositukset palvelujen järjestämiseksi kustannustehokkaasti.
Tiedon hyödyntämisen suunnitelma tukee tiedon käyttöä
Tiedon hyödyntäminen alkaa aina tietotarpeiden määrittelystä. Seppäsen mukaan prosessi on iteratiivinen: ensin kartoitetaan laajasti erilaisia tietotarpeita, ja sen jälkeen erotellaan kriittinen tieto vähemmän olennaisesta.
– On tärkeää, ettei ajattelua rajoiteta esimerkiksi järjestelmien ehdoilla. Ensin määritellään todelliset tietotarpeet ja vasta sitten selvitetään, mistä tieto on saatavissa tai miten sitä voidaan kerätä, Seppänen painottaa.
Pelkkä tiedon kerääminen ei kuitenkaan riitä, sen hyödyntämiseen tarvitaan myös selkeä toimintamalli. Tätä varten laadittiin tiedon hyödyntämisen suunnitelma, joka tarjoaa selkeän ja joustavan toimintamallin. Suunnitelma perustuu tietojohtamisen toimialueen tarjoamiin palveluihin.
Vaikuttavuusperusteisen ohjauksen nelikenttä
– Tunnistimme neljä keskeistä näkökulmaa, jotka on otettava huomioon vaikuttavuusperusteisen ohjauksen tietopohjaa määriteltäessä. Nämä ovat toiminta, talous, henkilöstö sekä laatu ja vaikuttavuus.
Seppäsen kuvaa tunnuslukuja case-esimerkin kautta: Toimintaa kuvasi asumispalvelujen asiakasmäärä, ja talouden tunnuslukuna toimi asukaskohtaiset kustannukset. Työntekijöiden viihtyvyyttä ja työpaikan suosittelua mitattiin fiilismittarilla, sekä laatua ja vaikuttavuutta asiakaskokemuksen NPS-mittarilla. NPS-tiedolla on tärkeä rooli toiminnan ohjaamisessa.
– NPS-tietoa halutaan myös ostopalveluista, koska palvelun tilaajalle on tärkeä tieto, ovatko asiakkaat tyytyväisiä saamaansa palveluun, Seppänen perustelee.
Tiedolla johtaminen tarvitsee tuekseen laadukasta ja yhteismitallista dataa. Seppänen myöntää, että yhtenäisen tietopohjan muodostuminen on vielä kesken, ja paljon avoimia kysymyksiä on ratkaisematta. Ulkoisten palveluntuottajien sitouttaminen hyvinvointialueen järjestelmiin ei ole yksinkertaista, ja siihen liittyy myös kustannusnäkökulmia.
– Olemme tunnistaneet, ettemme ehkä koskaan saavuta ideaalitilannetta, jossa meillä olisi käytössä yksi yhteinen sosiaalihuollon tietoja keräävä järjestelmä. Tulevaisuudessa tilanne on todennäköisesti se, että käytössämme on pääjärjestelmät ja rinnalla vaihtoehtoisia tiedonkeruumenetelmiä, Seppänen pohtii.
Vaikuttavuusperustainen korvausmalli edistää kuntouttavaa toimintaa
Case-esimerkissä otettiin käyttöön vaikuttavuusperustainen korvausmalli, joka kannustaa palveluntuottajia kuntouttavaan toimintaan ja siirtämään asukkaita kevyempiin eli kustannustehokkaampiin asumispalveluihin. Palveluntuottaja saa rahallisen korvauksen, kun ennalta määritellyt kriteerit täyttyvät.
Seppänen valottaa, että myös hyvinvointialueen näkökulmasta on keskeistä, että asukas pystyy kuntoutuessaan siirtymään kevyempään asumismuotoon. Asiakas siirtyy kuntoutuessaan joustavasti tuen tarvetta vastaavaan palveluun, esimerkiksi ympärivuorokautisesta palveluasumisesta yhteisölliseen asumiseen.
– Vaikuttavuusnäkökulmasta kannustinmalli on keskeinen menetelmä. Sitä tullaan käyttämään varmasti laajemminkin ostopalveluissa jatkossa, Seppänen uskoo.
Vaikuttavuusraportin visuaalisen ilmeen malli
Lisäksi hankkeessa kehitettiin vaikuttavuusraportin visuaalisen ilmeen malli, jonka avulla raporttia kehitettiin ja testattiin.
– Tarkoituksenamme oli tehdä valmis vaikuttavuusraportti jo hankkeen aikana. Sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän käyttöönoton viivästyessä teimme sen sijaan mallikappaleen. Sen avulla voitiin hahmottaa, miltä valmis raportti tulee näyttämään ja sekä opeteltiin tiedon hyödyntämistä
Vaikuttavuusperusteista ohjausta ja tiedolla johtamista on kehitetty Suomen kestävän kasvun ohjelman (RRP) Hoitoon pikaisesti Pirkanmaalla uusilla toimintavoilla (HOPPU) -hankkeessa. Hanke saa rahoituksensa Euroopan unionin kertaluonteisesta elpymisvälineestä (Next Generation EU). Suomen kestävän kasvun ohjelmalla tuetaan ekologisesti, sosiaalisesti ja taloudellisesti kestävää kasvua.