Selkeitä hyötyjä muutamassa kuukaudessa
Kansallisesti jo laajassa käytössä olevalla "Kerralla enemmän" -mallilla on tarkoitus parantaa hoidon saatavuutta, nopeuttaa hoitoon pääsyä ja lyhentää hoitojaksojen kestoa suun terveydenhoidossa. Asiakkaiden näkökulmasta hoitokertojen väheneminen on positiivista, ja yksittäisellä käynnillä ammattilaisten aika tulee käytettyä tehokkaasti.
– Yhden hampaan paikkausta varten potilaalle varataan yleensä puolen tunnin aika. Nyt kokeilussa oleva joustavampi ajanvarausmalli mahdollistaa, että voimme tarvittaessa paikata samalla käynnillä kaksi hammasta tai useampiakin hampaita sekä esimerkiksi puhdistaa hampaistoa. Säästämme sekä potilaan että ammattilaisten aikaa, kun jatkoaikoja ei välttämättä enää tarvitse varata, vastaava hammaslääkäri Piia Halmi mainitsee esimerkkinä.
Myös hammashoitolan varsin vilkas puheluliikenne on rauhoittunut kokeilun myötä. Puheluja tulee edelleen paljon, mutta ne ovat nyt paremmin hallittavissa. Lisäksi käyttämättä ja perumatta jääneet hukka-ajat ovat vähentyneet merkittävästi.
– Kun potilaan yksittäiset käyntikerrat vähenevät, myös käynteihin liittyvät puhelut ja aikojen perumiset vähenevät. Tämä helpottaa valtavasti puhelinpalvelun ja ajanvaraustiimin työtä, kertoo osastonhoitaja Mari Posti.
Ennen uuden toimintamallin käyttöönottoa suun terveydenhuollon hoitotakuu ylittyi Nokialla. Hoitotakuuseen kirittiin kuitenkin jo parissa kuukaudessa Kerralla enemmän -mallin myötä. Hoitotakuu tarkoittaa potilaan oikeutta päästä terveydenhoitoon tietyn ajan sisällä kiireettömissä asioissa. Suun terveydenhuollossa kiireettömään hoitoon tulee päästä neljässä kuukaudessa, jos hoitotarve todetaan.
Potilaalle varataan aikaikkuna
Kerralla enemmän -mallin käyttöönoton takia ajanvarausjärjestelmän rakennetta uusittiin ja päivittäistyön avuksi valjastettiin toiminnanohjausjärjestelmä ”Kerttu”.
– Pyrimme saamaan kerralla tulosta, josta lyhenne ”Kerttu” tulee, Piia Halmi taustoittaa.
Uudessa mallissa potilaalle varataan alustava vastaanottoaika, eli tunnin aikaikkuna, jonka sisällä hänen hoitonsa alkaa. Puoli tuntia ennen hoitohuoneeseen kutsumista potilas saa tekstiviestin, jossa aloitusaika tarkennetaan. Vastaanottoajan kesto riippuu siitä, millaisia toimenpiteitä potilas tarvitsee.
– Joskus on tullut väärinymmärryksiä, milloin varaus tarkalleen alkaa ja potilas onkin saapunut paikalle liian aikaisin, mutta näin on käynyt onneksi harvoin, Mari Posti sanoo.
Kuukausittain Nokialla hoidetaan Kerralla enemmän -mallilla jopa 800 potilasta. Yksi hoitokerta kestää keskimäärin noin 35 minuuttia, pisimmät hoitokerrat ovat venyneet puolentoista tunnin mittaisiksi.
– Yli puolentoista tunnin hoitokerta käy potilaalle jo turhan raskaaksi, Piia kertoo.
Isosta hammasremontista kerralla erääntyvä lasku on saattanut etukäteen huolestuttaa potilaita, mutta laskusta voi tarvittaessa tehdä maksusuunnitelman. Hoidon kokonaishintaa kuitenkin alentaa se, että yhdellä kerralla tehtävistä toimenpiteistä potilaalta laskutetaan vain yksi käyntimaksu.
Joustavaa tiimityötä
Uusi toimintatapa edellyttää sekä esihenkilöiltä että henkilöstöltä uudenlaista asennetta työntekoon. Vuoropäälliköt olivat suuressa roolissa mallin viemisessä käytäntöön. Piia ja Mari myöntävät, että haasteitakin alussa oli.
– Teimme paljon valmisteluja ja esityötä, jouduimme esimerkiksi siirtämään ja muokkaamaan useita jo varattuja aikoja. Tilanne saattoi jossakin kohtaa vaikuttaa hieman epäselvältä, mutta hyvä valmistautuminen johti erinomaiseen lopputulokseen, Mari sanoo.
Uusi toimintamalli ei tarkoita pelkästään reikiintyneiden hampaiden paikkaamista urakalla, vaan toiminnassa panostetaan myös suun sairauksien ehkäisyyn ja suunterveyden ylläpitoon. Hammaslääkärit, hammashoitajat ja suuhygienistit toimivat tiimeinä potilaan hoidossa.
– Kerralla enemmän -mallissa korostuu moniammatillinen tiimityö ja joustavuus. Tämä malli ei sovellu kovin pieneen hammashoitolaan, sillä hyötyjä ei ole mahdollista saada aivan pienellä henkilöstömäärällä, Piia kertoo.
Nokian sosiaali- ja terveysaseman hammashoitolassa on käytössä 17 hoitohuonetta. Henkilökuntaan kuuluu 12 hammaslääkäriä, 20 hammashoitajaa ja seitsemän suuhygienistiä. Kerralla enemmän -mallissa toimii kerrallaan kuusi hammaslääkäriä, seitsemän hammashoitajaa ja kahdesta kolmeen suuhygienistiä. Ammattilaiset liikkuvat tarpeen mukaan huoneesta toiseen hoitamaan potilaita.
Kaikille potilaille tai kaikkiin tarpeisiin joustava ajanvarausmalli ei sovi, ja siksi osa henkilöstöstä onkin varattu työskentelemään perinteisen ajanvarausmallin mukaisesti.
Toiminnanohjausjärjestelmä tukee päivittäisjohtamista ja raportoi
Kerralla enemmän -kokeilun rahoitus on saatu Sosiaali- ja terveysministeriön Hoppu 2 -hankkeesta. Maaliskuussa alkanut kokeilu kestää Nokialla yhden vuoden, jonka jälkeen arvioidaan tuloksia ja päätetään jatkosta. Nyt tehtyä hyvää pohjatyötä voidaan käyttää hyväksi tulevaisuudessa, jos toimintamallia päätetään laajentaa Pirkanmaan hyvinvointialueella muihinkin hammashoitoloihin.
– Kokeilun aikana hiomme toimintatapamme kuntoon ja sen jälkeen tutkimme, minkälaisena toimintamme tulevaisuudessa jatkuu. Vaikea kuvitella, että palaisimme takaisin ainakaan täysin samaan vanhaan malliin, Halmi toteaa.
Toiminnanohjausjärjestelmä ”Kerttu” ohjaa henkilöstön päivittäistä työtä, minkä lisäksi järjestelmästä saadaan ulos arvokasta dataa tiedolla johtamisen ja päätöksenteon tueksi. Järjestelmä työstää raportteja, joiden pohjalta tulevaa toimintaa voidaan suunnitella.
Myös henkilöstön kokemuksia kuunnellaan herkällä korvalla. Hyväksi koettuja käytäntöjä vahvistetaan ja esiin nousevat haasteet huomioidaan, jotta työskentely olisi mahdollisimman sulavaa.
Vastaava hammaslääkäri Piia Halmi ja osastonhoitaja Mari Posti kiittävät kokeilun onnistumisesta henkilökuntaa, joka on omaksunut uudet työtavat nopeasti käyttöön. Hammashoitolasta lähetetään kiitoksia myös nokialaisille, jotka ovat ottaneet uuden toimintamallin avoimin ja positiivisin mielin vastaan.