Usein kysytyt kysymykset tietoturvallisen käyttöympäristön ja T3-työtilan käytöstä

Tältä sivulta löydät vastauksia T3-työtilasta meille usein esitettyihin kysymyksiin. Sivu päivitetty 24.6.2024.

Datan keräys ja säilytys ja analysointi
RedCapin käyttö
T3-työtilan ohjelmat ja tuhoutuminen
T3-työtilan tilaus
Laskutus ja veloitukset
Ongelmat ja muutokset käyttöympäristöön

Datan keräys, säilytys ja analysointi

Miten tutkijan on huomioitava potilaiden antamat kiellot heidän tietojensa käyttämisestä tutkimuksille?

Kohorttia muodostettaessa ja tutkimuksen tulosaineistoa muodostettaessa tutkijan on tarkastettava kohortti kieltorekisteriä vasten. Tutkija lähettää kohortin tietopalvelulle ja saa vastauksena tiedon siitä, kohdistuuko kohortille tutkimuskieltoja.

Kohortti lähetetään salatulla sähköpostilla osoitteeseen tietopalvelu@pirha.fi.sec. Käytä sähköpostissa .sec-päätettä, jolloin sähköposti on salattu.

Kuka ja miten huolehtii, että tutkimuskohortit löytyvät Pirhan luovutusrekisteristä?

Tutkija lähettää tutkimuksessa käsiteltyjen hetujen listan luovutusrekisteriin toimittamalla sen tietopalvelu@pirha.fi.sec.
Tutkijan on hyvä huolehtia, että hän lähettää kohortin tietopalvelulle aineiston käsittelyvaiheessa  ja tulosaineiston muodostuttua.

Säilytetäänkö potilaiden koodilistat edelleen Lokerossa?

Kyllä, jos tutkimuksella on jo Lokero olemassa. Tunnisteelliset tiedot pitää toimittaa luovutusrekisteriin.

Voiko potilasdataa kerätä sekä Lokeroon ja T3-työtilaan? 

Uusissa rekisteritutkimuksissa aineistokeruu toteutetaan pääsääntöisesti T3-työtilaan. Aineiston voi kerätä myös RedCapiin ja siirtää sieltä T3-työtilaan.

Siinä tapauksessa olemassa olevaan Lokeroon, jos tutkija, esimerkiksi kandi, kerää tiedot itse potilasteksteistä. Analysointi tehdään tutkijan T3-työtilassa.

Pyydetyt poiminnat toimitetaan suoraan tutkijan T3-työtilaan. Erityistapauksessa, esimerkiksi, kun kliinikko poimii potilastietoa Findatalle, datan voi poimia sille osoitettuun tutkimuskansioon P-asemalle. Findata ohjeistaa tarkemmin aineiston lähettämisestä Findatalle.

Muistitikkujen, kovalevyjen tai muiden vastaavien käyttäminen on kielletty.

Miten aineistot arkistoidaan vaadittavaksi ajaksi?

Aineisto säilytetään T3-työtilassa. Findatan ohjeen mukaisesti toisiolain mukaan luvitettua aineistoa on käsiteltävä ja säilytettävä aina auditoidussa ympäristössä, myös silloin, kun se ei ole aktiivisessa käsittelyssä. Tietojen säilyttäminen T3:ssa on mahdollista vain tietoluvan päättymiseen saakka. Tutkimuksen on huolehdittava, että heillä on T3-työtila käytössään tarvitsemansa ajan. Tietojen arkistointi ei ole mahdollista. 

Tutkimuksessa on nykyään vahva pyrkimys aineistojen avaamiseen ja jakamiseen toisille tutkijoille. Miten aineistoa voi jakaa tai tallettaa pitkäaikaisesti, jos sitä ei saa ulos?

Vain tulosaineistoa voi jakaa ja tallentaa rajatta. Kerätty lähdeaineisto on tarkoitettu vain tietoluvan mukaiseen tarkasteluun kyseistä tutkimusta varten.

Pitääkö opetukseen käytettävä aineisto ja kehittämistyöhön liittyvän aineiston analysointi viedä myös tutkijan T3-työtilaan?

Kaikki sellainen aineisto, joka on toisiolain alaista, on analysoitava tietoturvallisessa työtilassa. 
Toisiolain alaista on se tieto, joka on kerätty johonkin muuhun alkuperäiseen tarkoitukseen, kuin mihin sitä myöhemmin käytettäisiin. Esimerkiksi hoitamiseen kerättyä aineistoa voitaisiin käyttää tutkimuksen, kehityksen tai opetuksen tarpeisiin. Pääsääntöisesti esimerkiksi opetukseen käytettäviä PowerPointeja ei tarvitse viedä T3-työtilaan. Opetusmateriaalissa ei saa käyttää tunnisteellista tietoa.

Missä tutkijan pitäisi analysoida eri aikoina myönnettyjen tietolupien tutkimuksia?

Jos tietolupa on myönnetty ennen 1.5.2021, aineiston analysointia saa jatkaa entiseen tapaan siellä, missä aikaisemminkin. Kuitenkin, jos aineistoon tuodaan lisää muuttujia tai potilashavaintoja tai tutkimusaikaa jatketaan, aineisto on siirrettävä Lokerosta tai P-asemalta tietoturvalliseen käyttöympäristöön. Istekki tekee siirron erillisellä tilauksella pirha.kayttotuki(at)pirha.fi.

Jos tietolupa on annettu määräaikaisena ajalla 1.5.2021 - 30.4.2022, tutkimuksen tietolupa päivitetään ja T3-työtilan tilaus tehdään mahdollisimman pian.

Kaikki 1.5.2022 jälkeen myönnetyillä tietoluvilla tehtävät rekisteritutkimusten aineistojen analysoinnit ja datan käsittelyt pitää tapahtua tietoturvallisessa ympäristössä. Jos tutkija analysoi tietoa muissa ympäristöissä, on se tietosuojarikkomus.

• Käyttöympäristön saamiseen voi mennä 1-2 viikkoa.
• Käyttäjätunnusten saamiseen menee 1-2 vuorokautta.
• Tutkija voi siirtää itse alle 30 Mb suuruiset tiedostot hyvinvointialueen koneella tai hän voi pyytää Istekkiä tekemään aineiston siirron.

RedCapin käyttö

Onko Redcap käytettävissä siinä vaiheessa, kun tehdään tiedonkeruuta potilasasiakirjoista vai viedäänkö tiedot sinne tiedonkeruuvaiheen jälkeen?  

Mikäli kyseessä on toisiolain alainen rekisteritutkimus ja tietolupa 1.5.2021 tai sen jälkeen, on potilastiedon käsittelemisen tapahduttava tietoturvallisessa työtilassa. 

RedCap-ohjelmaa voi myös käyttää tiedon tallentamiseen, mutta ei minkäänlaiseen tietojen käsittelemiseen. Jos tiedostoja yhdistetään toisiinsa esimerkiksi potilasnumeron avulla, on tämän tapahduttava tietoturvallisessa työtilassa. 

Tutkijan T3-työtilan ohjelmat ja tuhoutuminen

Mitä ohjelmia T3-työtila sisältää automaattisesti?

Kaikilla T3-työtilan käyttäjillä on käytössään seuraavat ilmaiset ohjelmat:

• Java (uusin)
• Visual studio code
• Notepad++
• Winmerge
• Libre Office
• R (desktop-versio)
• Python

Python ja R sisältävät yleisimmät käytössä olevat paketit​.

Lisäksi kaikkiin työtiloihin on asennettava Microsoftin Data Science Virtual Machine (DSVM), joka sisältää nämä ohjelmat. Katso sarake Windows Server 2019, poislukien internetyhteyttä vaativat ohjelmat.

Tuleeko T3-työtilan tuhoutumisesta hälytys tutkijalle ennakkoon?

T3 työtila suljetaan käyttöajan päätyttyä, ja T3-koneella ollut tietoaineisto tuhotaan. Tietoja ei pysty palauttamaan.

Tutkija saa ilmoituksen T3-työtilan käyttöajan päättymisestä.

T3-työtilan tilaus

Miten tutkijalle tilataan T3-työtilan tunnukset/oikeudet?

Jokainen tutkija tilaa itse omat tunnuksensa Paketti-palvelun kautta. Jos käyttäjällä ei ole pääsyä Pirhan Paketti-palveluun, voi tilauksen tehdä joko tutkija tai joku muu henkilö vastuualueelta.

Jos tietolupaa on hakenut Pirhan ulkopuolinen henkilö, T3-työtilan saamiseksi ota yhteyttä rekisteritutkimus@pirha.fi.

Mikäli Istekki toteuttaa osan tietohausta ja tutkija täydentää kliinisiä tietoja itse, riittääkö luovutusrekisteriä ajatellen Istekin automaattisesti tekemä ilmoitus?

Ei riitä, vaan kaikki täydennetyt hetut ja muuttujat tulee toimittaa myös ohjeen mukaan Istekille luovutusrekisteriin lisättäväksi. 

Laskutus ja veloitukset

Mitä tietoturvallinen käyttöympäristö maksaa tutkijalle?

Kustannukset tietoturvallisessa käyttöympäristössä perustuvat tutkijan työtilan kokoon ja minuuttiveloitukseen. Jos työtila on käytössä kahdeksan tuntia päivässä, kustannuksia kertyy työtilan koon mukaan 50−4500 euroa kuukaudessa. Esimerkiksi peruspalvelimen kokoinen työtila maksaa noin 650 euroa kuukaudessa, jos kone on päällä kahdeksan tuntia päivässä.

Tutkija voi keskustella T3-työtilan kustannusten kattamisesta toimi- tai vastuualueella. 

• Tutkijan T3-työtilan hinnasto

Miten kontrolloida T3-työtilan kustannuksia eli miten välttää yllätystonnit? Pystyykö tutkija itse tarkastamaan paljonko palvelinta on käyttänyt tiettyyn hetkeen mennessä?

Kustannuksia voi hallita sammuttamalla T3-työtilan käyttökertojen välissä. Sammutus on tehtävä tietoturvallisen työtilan kautta, pelkkä oman tietokoneen sammuttaminen ei riitä.

Kaikkiin työtiloihin on lisätty valmiiksi 500 euron kattomaksu. Paketti-palvelussa voi myös itse määrittää kokonaiskustannusten ylärajan tutkimushankkeen aikana. Kustannusten ylärajaa voi suurentaa muutostilauksella Paketti-palvelussa. Työtila sammutetaan automaattisesti, kun käyttökustannukset saavuttavat tämän euromäärän. Kustannusten kertymistä voi seurata oman työtilan kautta. 

Tutkija voi jatkaa suljetun tilan käyttämistä, ja kerryttää laskua yli sovitun kokonaiskustannusrajan. Koska kokonaiskustannusraja on ylitetty, järjestelmä pyrkii edelleen päivittäin sulkemaan työtilaa ja sähköposti-ilmoituksia ylärajan ylittämisestä lähetetään viikoittain. Paketti-palvelun kautta voi tehdä pyynnön käyttökustannusten ylärajan nostamisesta. 

Entä mitä kustannuksia tulee, jos T3-työtila sammuu ja täytyy herätellä uudelleen?

Tavanomaisesta T3-työtilan sulkemisesta ja käynnistämisestä ei tule kuluja. Tutkijan kuuluukin sulkea työtila aina poistuessaan, jotta se ei turhaan kerrytä kuluja. 

Aiheuttaako uusien käyttäjäoikeuksien tilaaminen lisäkustannuksia?

Käyttäjäoikeuksien lisääminen ei aiheuta lisäkustannuksia.

Ongelmat ja muutokset käyttöympäristöön

Mitä teen seuraavissa tilanteissa?

Mistä saan uuden salasanan tai tunnuksen vanhentuneen tai unohtuneen tilalle?

Soita palvelupisteelle 017 618 0950. Jos et ole avannut ensimmäistä turvapostia, pyydä kirjautumisohje erikseen tietopalvelusta.

Olen tilannut liian pienen palvelimen ja työskentely on hidasta?

Tee tilaus Pirhan intran Paketti-palvelun kautta.

Tilaamani T3-työtilan käyttöaika loppuu ennen kuin analyysi on valmis?

Hae jatkoaikaa tietolupaan ja laita muutostilaus tietoluvan kanssa Paketti-palveluun. Päivitetystä tietoluvasta tulevat esille alkuperäisen tilauksen tiedot ja jatkoajan tarve.

Olen unohtanut käyttöympäristöni päälle, ympäristö on sulkeutunut ja käyttövaraus on lopussa?

Tutkija voi jatkaa suljetun tilan käyttämistä, ja kerryttää laskua yli sovitun kokonaiskustannusrajan. Koska kokonaiskustannusraja on ylitetty, järjestelmä pyrkii edelleen päivittäin sulkemaan työtilaa ja sähköposti-ilmoituksia ylärajan ylittämisestä lähetetään viikoittain. Paketti-palvelun kautta voi tehdä pyynnön käyttökustannusten ylärajan nostamisesta. Syntyneitä käyttökustannuksia ei hyvitetä.