Ohje Tampereen yliopistollisen sairaalan erityisvastuualueen organisaatioille valtion tutkimusrahoituksen käyttämisestä

Aluehallintovirasto maksaa kuukausittain tutkimusrahoituksen Pirkanmaan sairaanhoitopiirin (jossa Taysin erityisvastuualueen tutkimustoimikunta toimii) tilille, josta rahoitus maksetaan edelleen tutkimushankkeiden toteuttajille. Rahoitusta saaneilla organisaatioilla on oltava sellaiset kirjanpito- ja seurantajärjestelmät, joilla ne pystyvät pitämään rahoituksen käytöstä kirjaa ja raportoimaan tarvittaessa tutkimustoimikunnalle ja tilintarkastusta varten. Tutkimushankkeeseen myönnetty tutkimusmääräraha on organisaation budjettimäärärahaa, johon hankejohtajalle (jonka tutkimukseen rahoitus kohdennetaan) myönnetään käyttöoikeus, mutta johon ei synny apurahan kaltaista subjektiivista oikeutta.

Organisaatiossa annetaan jokaiselle hankkeelle yksilöivä hankenumero/tunnistekoodi ja niille avataan hankekirjanpito. Tutkimusrahoitusta saava tutkija nimetään oman hankkeensa johtajaksi. Hankejohtaja tekee esitykset tutkimusrahoituksen käytöstä tarkennetun käyttösuunnitelman mukaisesti (henkilöstö, laitteet jne.). Alkuperäistä käyttösuunnitelmaa voi tarvittaessa pyytää muutettavaksi uudella käyttösuunnitelmalla. Esitykset hyväksyy organisaation johtaja tai joku muu viranhaltija tehdyn delegointipäätöksen mukaisesti, ja kaikkien tutkimukseen kohdistuvien kustannusten ja valtion tutkimusrahoituksella maksettavien palkkojen tulee olla käyttösuunnitelmassa hyväksyttyjä. Hankejohtaja tai hänen valtuuttamansa henkilö tarkastaa tilauksien/laskujen oikeellisuuden. Valtuutus annetaan valtakirjalla, joka on toimitettava rahoituksen hallinnoinnista huolehtivalle yksikölle organisaatiossa.

Jotta kaikki tutkimuksen kulut saadaan kirjattua kyseiselle hankkeelle, tulee tutkimuksen hankenumero/tunnistekoodi ilmoittaa aina tutkimushankkeelle kohdistuvien laskujen ja palkka-asioiden yhteydessä.

Tutkijan ja muun tutkimushenkilöstön palkka

Tutkimusrahoituksella palkattavat henkilöt otetaan organisaatioon työsopimussuhteeseen ja heihin sovelletaan organisaation voimassa olevia sääntöjä ja ohjeita soveltuvin osin. Palvelussuhteen aikana tutkimusrahoituksen saaja ja rahoituksella palkattu muu tutkimushenkilöstö kuuluvat rahoituksen myöntäneen organisaation vakuutusturvan piiriin.

Mikäli tutkijan päätoimi on rahoitusta myöntävässä organisaatiossa, hänet vapautetaan tutkijana toimimisen ajaksi omasta toimestaan työsuhteen säilyessä katkeamattomana. Sivuvirassa olevat vapautetaan tutkijapaikalle sivuviran prosenttiosuudella tai kokonaan.

Palkattu tutkija toimittaa verokorttinsa organisaation palkkahallintoon.

Taysin erityisvastuualueen tutkimustoimikunta suosittelee, että maksettaessa valtion tutkimusrahoituksesta palkkaa, käytetään tutkijoiden vähimmäispalkkoina Lääkärisopimuksen tai KVTES:n peruspalkkaa lisättynä hakijan työkokemuslisillä sekä mahdollisella määrävuosilisällä. Akateemiset ansiot huomioidaan palkkausta lisäävinä siten, että tohtorin tutkinnosta ja dosentuurista tulee kummastakin 6 prosentin lisäys tehtäväkohtaisesta palkasta laskettuna.

Tutkimusrahoituksen saaja eli hankejohtaja on vastuussa siitä, että hänen rahallaan palkattu avustava henkilökunta on tietoinen kaikista rahan käyttämiseen liittyvistä toimintatavoista.

Henkilökunnan informointi henkilörekisteristä

Rekisterinpitäjän on henkilötietoja kerätessään huolehdittava siitä, että rekisteröity voi saada tiedon rekisterinpitäjästä ja tarvittaessa tämän edustajasta, henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta ja siitä, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan. Organisaation palvelukseen työsuhteeseen tulevia henkilöitä ja tutkimusrahoituksen saajia on informoitava henkilöstörekisteristä siten, että työntekijälle annettavaan työsopimuksen kappaleeseen liitetään tiedote henkilötietojen käsittelystä. Kyseinen tiedote annetaan henkilölle ensimmäisen palvelussuhteen alkaessa.

Materiaalihankinnat

Hankejohtajan eli tutkijan, jonka tutkimukseen rahoitus tutkimustoimikunnan päätöksen mukaisesti kohdennetaan, vastuulla on tarkistaa, että toimitus on tilauksen mukainen. Organisaation yksikön, joka toimii materiaalilaskujen käsittelijänä, on lähetettävä saapunut lasku tilaajalle tarkastettavaksi. Tilaaja toimittaa laskun hankejohtajalle tai hänen valtakirjalla valtuuttamansa henkilön tarkastettavaksi. Saatuaan tarkastetun laskun organisaation talouskirjanpidosta vastaava yksikkö tiliöi sen. Laskun hyväksyminen maksettavaksi tapahtuu noudattamalla organisaatiossa hyväksyttyä käytäntöä.

Laskut

Tilattaessa tarvikkeita/laitteita, jotka maksetaan tutkimusrahoituksella, on laskun maksaja merkittävä oikein. Organisaation tehtävänä on ohjeistaa rahoitusta saavalle tutkijalle, joka toimii hankejohtajana, oikea menettelytapa. VAT-numero on ilmoitettava aina ulkomaisen tilauksen yhteydessä. Lisäksi ulkomaisiin laskuihin tulee selvästi merkitä, liittyykö laskuun tulliselvitys. Laskusta tulee aina ilmetä hankenumero/tunnistekoodi, esimerkiksi laskun viitekohdasta.

Laitehankinnat

Hankintojen toteuttamisessa noudatetaan organisaation yleisiä ohjeita. Laitehankinnat tehdään organisaatiossa sovitun yksikön kautta. Hankejohtaja tekee hankintaesityksen, jonka hyväksyy organisaation johtaja tai muu viranhaltija delegointipäätöksen mukaisesti. Hankintaa tehtäessä otetaan huomioon ohjeet hankintojen kilpailuttamisesta.

Hankintaa suunniteltaessa on selvitettävä myös laitteen käytöstä aiheutuvat vuotuiset huolto- ja ylläpitokustannukset sekä mahdolliset materiaalikustannukset. Ennen hankinnan tekemistä on varmistettava, mikä taho vastaa edellä mainituista kustannuksista.

Mikäli laite tulee potilaiden diagnoosi- tai hoitokäyttöön se on tarkistettava organisaation ohjeen mukaisesti ennen käyttöönottoa. Laitteen vastaanottotarkastuksessa varmistetaan sen potilasturvallisuus. Käyttöönottotarkastuksen yhteydessä määritellään tarkastetun ja rekisteröidyn laitteen kunnossapitovastuu. Laite kirjataan tutkimusta suorittavan yksikön laitteeksi. Tutkimuksen toteuttamisen jälkeen laite säilyy organisaation laitteena, eikä siirry hankejohtajan tai tutkimusryhmän omistukseen.

Mikäli organisaatiossa on mahdollisuus hankkia tietokone käyttöön vuokraamalla, käytäntöä voi hyödyntää myös tutkimuskäyttöön. Esimerkiksi PSHP:ssä on käytössä laitepooli, josta tietokoneen voi hankkia määräaikaiseen käyttöön vuokraamalla.

Valtion tutkimusrahoitusta voi käyttää myös

• kongressi- ja koulutuskuluihin silloin, kun kyseessä on tutkijan oman tutkimuksen esitteleminen esim. posterin muodossa tai tutkija on kutsuttu esitelmöimään tutkimuksestaan ja kun koulutus liittyy tutkimuksen menetelmien oppimiseen ja hallintaan
• tutkimuspalveluihin, esimerkiksi tilastotieteellisiin palveluihin
• tutkimusten puhelinkuluihin
• julkaisujen eripainoksiin (reprintteihin) ja kielentarkastuksiin.

Tutkimusrahoituksen käytön seuraaminen ja raportointi

Organisaatiot vastaavat hankkeiden perustamisesta ja tiliöinnistä, hankkeiden seurannasta ja raportoinnista sekä hankejohtajien/tutkijoiden/tutkimusryhmien johtajien informoinnista organisaation käytäntöihin ja hankeseurantaan liittyen.

Tutkimusrahoitusta saanut tutkija on ensisijaisesti itse vastuussa tutkimukselleen kohdennetusta tutkimusrahoituksesta ja hänen velvollisuutensa on seurata rahojen käyttöä. Mikäli saldo ylittyy, tutkimusrahoituksen saajan on korvattava ylimennyt summa organisaatiolle. Myönnetyn rahoituksen käyttöoikeusajan päätyttyä käyttämättä jäänyt rahoitus palautetaan tutkimustoimikunnalle uudelleen jaettavaksi. Organisaation lisäksi myös Tampereen yliopistollisen sairaalan erityisvastuualueen tutkimustoimikunta, toimikuntasihteeri ja TAYS Tutkimus-, kehitys ja innovaatiokeskuksen taloushallinto seuraavat osaltaan tutkimusrahoituksen ohjeiden mukaista käyttöä.

Lisätiedot

Toimikuntasihteeri
TtM Aila Kätkä
Puh. 050 250 1855
Tampereen yliopistollisen sairaalan erityisvastuualueen tutkimustoimikunta

Sähköposti on muotoa etunimi.sukunimi@pirha.fi